Điều 73. Đăng ký và thanh toán tài liệu nghiệp vụ
1. Phương pháp đăng ký
a) Các loại tài liệu nghiệp vụ trước khi cấp phát, gửi cho cán bộ, nhân viên cơ quan phải làm thủ tục đăng ký và ký nhận đầy đủ (kể cả người chỉ huy); mỗi lần đăng ký, nhân viên Bảo mật vào sổ Đăng ký, cho mượn tài liệu mật, đóng dấu bảo mật, đánh số trang (nếu là giấy) và số thứ tự.
b) Các loại sổ soạn giáo án, sổ học tập, sơ đồ, bản đồ,... có chứa thông tin mật của giáo viên được cơ quan Bảo mật vào sổ theo dõi, ghi sổ đăng ký tài liệu, đóng dấu bảo mật, ghi số trang và ký nhận đầy đủ.
c) Các loại giáo trình, bài giảng, sổ ghi chép nội dung học tập, sơ đồ, bản đồ..., có chứa thông tin mật của học viên đều được cơ quan bảo mật đăng ký, đóng dấu bảo mật, ghi số tờ, cấp phát tập trung cho các khoa, hệ (tiêu đoàn) quản lý học viên; không cấp lẻ cho từng học viên.
2. Thanh toán
a) Những tài liệu mật của cán bộ, nhân viên cơ quan đã được đăng ký tại Bảo mật, khi sử dụng xong đều phải trả lại đầy đủ (cấp mới, thu cũ), nếu có nhu cầu sử dụng thì đăng ký mượn lại; khi cán bộ, nhân viên thuyên chuyển khỏi cơ quan, đơn vị phải thanh toán trả lại cơ quan Bảo mật lưu trữ đầy đủ.
Trường hợp tài liệu mật phải gửi cho nơi khác hay đã bị hỏng cần hủy, nhân viên bảo mật phải ký chứng kiến thanh toán vào sổ (phiếu) đăng ký.
b) Sổ soạn giáo án, giáo trình, sơ đồ, bản đồ của giáo viên học viện, nhà trường có chứa thông tin mật khi dùng xong phải trả lại Bảo mật lưu trữ; khi có nhu cầu sử dụng thì đăng ký mượn lại.
c) Học viên các học viện, nhà trường khi hết khóa học, cán bộ phụ trách học viên phải đối chiếu, thu hồi đầy đủ số học tập, sơ đồ, bản đồ có chứa thông tin mật để bàn giao đầy đủ cho Bảo mật lưu trữ học viện, nhà trường.
Trường hợp học viên cần tài liệu để nghiên cứu, sử dụng ở đơn vị thì cá nhân có nhu cầu phải đăng ký và Bảo mật lưu trữ học viện, nhà trường làm thủ tục chuyển giao bằng đường quân bưu về đơn vị; cơ quan Bảo mật đơn vị nhận làm thủ tục đăng ký, chuyển giao cho người sử dụng.