Điều 17. Tiếp nhận văn bản đến
1. Tài liệu, văn bản, đơn, thư gửi đến cơ quan, đơn vị bất kỳ từ nguồn nào đều phải chuyển đến Văn thư đăng ký, quản lý. Khi tiếp nhận phải kiểm tra, đối chiếu sổ ghi trên bì với số ghi ở sổ hoặc phiếu chuyển và ký nhận; nếu phát hiện thiếu hoặc bì không còn nguyên vẹn, thời gian đến muộn so với thời gian ghi trên bì phải lập biên bản (Mẫu số 01, Phụ lục I), báo cáo chỉ huy cơ quan, đơn vị và thông báo cho nơi gửi văn bản biết để xử lý kịp thời.
2. Khi mở bì để đăng ký phải đối chiếu số ghi ở bì với số văn bản có trong bì và phiếu gửi (nếu có); nếu phát hiện thừa, thiếu hoặc sai số văn bản thì kiểm tra lại nơi gửi.
3. Những bì ghi rõ chức danh hoặc tên người nhận thì Văn thư không được mở.
4. Lấy văn bản ra khỏi bì, đóng dấu “Đến” (Mẫu số 02, Phụ lục I) vào vị trí dưới số, ký hiệu văn bản; nếu vị trí này không còn chỗ trống thì đóng sang vị trí trống dưới ngày tháng năm ban hành văn bản.