Điều 47. Thu thập tài liệu lưu trữ điện tử
1. Tài liệu lưu trữ điện tử được xác định giá trị, bảo quản theo thời hạn và thực hiện giao nộp vào lưu trữ như đối với tài liệu lưu trữ truyền thống.
2. Tài liệu lưu trữ điện tử khi giao nộp vào lưu trữ phải được tổ chức quản lý các cơ sở dữ liệu lưu trữ theo quy định, tiêu chuẩn, phương pháp của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ.
3. Khi chuyển giao tài liệu lưu trữ điện tử vào lưu trữ, hồ sơ phải tiếp tục phản ánh nội dung, cấu trúc và bối cảnh đã được hình thành. Hồ sơ phải được bảo vệ khỏi hư hỏng hoặc các hành vi hủy hoại, thay đổi; dữ liệu không bị thay đổi, xóa hay bị mất. Trước khi tiến hành giao nộp tài liệu cơ quan lưu trữ các cấp phải kiểm tra chất lượng kỹ thuật để bảo đảm các yêu cầu về tính pháp lý, tính xác thực, nguyên vẹn và có thể sử dụng của hồ sơ.
4. Quy trình thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào lưu trữ
a) Thông báo cho cơ quan, đơn vị và cá nhân về danh mục hồ sơ giao nộp;
b) Thống nhất về yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển;
c) Chuyển hồ sơ và tài liệu kèm theo;
d) Kiểm tra để bảo đảm các hồ sơ đã nhận được đủ và đúng theo danh mục; dạng thức và cấu trúc như đã thống nhất; liên kết chính xác siêu dữ liệu với hồ sơ; các công cụ tra tìm, sử dụng kèm theo; kiểm tra virut;
đ) Lưu trữ hồ sơ trên phương tiện di động và cách ly khoảng 01 tháng kiểm tra lại virut;
e) Chuyển hồ sơ từ phương tiện cách ly đến nơi bảo quản; hoàn tất hồ sơ về việc chuyển tài liệu lưu trữ điện tử vào lưu trữ.