Điều 37. Quản lý và sử dụng con dấu
1. Quản lý con dấu
a) Bộ trưởng Bộ Quốc phòng thống nhất chỉ đạo việc quản lý, sử dụng các loại con dấu trong quân đội.
b) Chỉ huy các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Quốc phòng và trước pháp luật về việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.
c) Cơ quan Bảo mật lưu trữ các cấp có trách nhiệm giúp chỉ huy quản lý và sử dụng các loại con dấu của cơ quan, đơn vị mình.
2. Quản lý việc khắc con dấu
a) Nghiêm cấm các cơ quan, đơn vị tự khắc con dấu hoặc đưa ra các cơ sở ngoài quân đội để khắc con dấu.
b) Văn phòng Bộ Quốc phòng (Phòng Bảo mật lưu trữ) có trách nhiệm khắc và hướng dẫn quản lý, sử dụng các loại con dấu quy định tại Điều 28, Quy chế này.
c) Nơi khắc con dấu phải bảo đảm an toàn, bí mật và có quy định chặt chẽ. Hết giờ làm việc, con dấu đã khắc xong hoặc đang khắc phải để vào tủ, két sắt khóa lại và niêm xi.
3. Trách nhiệm quản lý con dấu
a) Tất cả con dấu của cơ quan, đơn vị phải được quản lý tập trung tại cơ quan Bảo mật lưu trữ và do nhân viên Văn thư quản lý. Nơi không có biên chế Văn thư thì chỉ huy cơ quan, đơn vị giao cho một người kiểm nhiệm quản lý.
b) Con dấu chỉ được sử dụng tại phòng làm việc của Bảo mật cơ quan, đơn vị. Khi không dùng, con dấu phải để vào tủ, két sắt khóa lại và niêm xi.
c) Trường hợp cần thiết phải mang con dấu ra khỏi phòng làm việc (như: Mang đi dã ngoại, đi đổi con dấu) phải được chỉ huy cơ quan, đơn vị cho phép.
d) Người được giao quản lý con dấu phải thường xuyên bảo quản và không làm biến dạng con dấu; phát hiện kịp thời con dấu bị mất, con dấu cần phải khắc đổi để báo cáo chỉ huy; phải chịu trách nhiệm trước chỉ huy và trước pháp luật về việc giữ gìn và sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị.
4. Sử dụng con dấu
a) Mỗi cơ quan, đơn vị chỉ được sử dụng một con dấu mang tên chính thức. Trường hợp cần có thêm con dấu cùng nội dung như con dấu thứ nhất thì phải có quyết định cho phép của cấp có thẩm quyền và có ký hiệu riêng để phân biệt với con dấu thứ nhất.
b) Cơ quan, đơn vị có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, chứng minh thư thì được sử dụng thêm con dấu nổi, con dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác nghiệp vụ nhưng phải có quyết định cho phép của cấp có thẩm quyền và nội dung con dấu phải giống như con dấu ướt của cơ quan, đơn vị.
c) Cơ quan, đơn vị khi sử dụng con dấu mới phải thông báo cho các cơ quan, đơn vị có liên quan mẫu con dấu mới; nghiêm cấm việc sử dụng đồng thời 02 con dấu mới và con dấu cũ.
d) Các Ban quản lý dự án, Ban chỉ đạo, Hội đồng, Đoàn kiểm tra sử dụng con dấu theo quyết định thành lập của cấp có thẩm quyền.
đ) Người được giao quản lý và sử dụng con dấu phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ của cơ quan, đơn vị khi đã có nội dung rõ ràng, chữ ký hợp lệ. Nghiêm cấm việc đóng dấu vào giấy tờ chưa có nội dung, chưa có chữ ký hoặc chữ ký không hợp lệ. Không được giao con dấu cho người khác khi chưa được chỉ huy cơ quan, đơn vị cho phép.
e) Mực để đóng dấu thống nhất dùng màu đỏ tươi.
5. Giao, nhận con dấu
a) Việc giao, nhận con dấu phải do cơ quan Bảo mật lưu trữ các cấp đảm nhiệm. Người nhận con dấu phải có chứng minh thư và giấy giới thiệu của cơ quan, đơn vị. Giao, nhận con dấu phải có Biên bản (Mẫu số 19, Phụ lục I). Biên bản làm thành hai bản, bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản; giấy giới thiệu phải được đính kèm biên bản của bên giao.
b) Trường hợp người nhận con dấu không phải là nhân viên Văn thư, bảo mật thì phải được cấp có thẩm quyền ủy nhiệm và nơi giao con dấu phải đóng bì, niêm phong; khi về tới đơn vị phải bàn giao ngay cho Văn thư, bảo mật của cơ quan, đơn vị cấp ủy quyền.
6. Vận chuyển con dấu: Người vận chuyển con dấu trên đường phải giữ gìn cẩn thận, luôn để con đấu bên người, không giao cho người khác giữ hộ hoặc mang về nhà riêng và phải chịu trách nhiệm bảo đảm an toàn con dấu.