Điều 14. Chuyển và theo dõi văn bản đi
1. Văn bản đã đăng ký, đóng dấu phải làm thủ tục gửi đi trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Văn bản hẹn giờ, khẩn phải gửi trước; văn bản đi (không có độ mật) có thể chuyển đến nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng được bảo mật theo quy định.
2. Thủ tục gửi văn bản
a) Văn bản gửi trực tiếp, người nhận văn bản ký nhận vào sổ Đăng ký văn bản đi;
b) Văn bản gửi gián tiếp phải cho vào bì và dán kín, đăng ký và ký nhận vào sổ Chuyển văn bản (Mẫu số 07, Phụ lục I). Khi gửi văn bản có nội dung “Tối mật”, “Tuyệt mật” và nội dung quan trọng phải kèm theo Phiếu gửi (Mẫu số 17, Phụ lục I);
c) Thủ tục bì gửi văn bản: Ngoài bì ghi tên cơ quan gửi, số văn bản và tên cơ quan, đơn vị nhận. Những bì đựng văn bản có mức độ mật, mức độ khẩn phải đóng dấu độ mật, độ khẩn tương ứng với độ khẩn, độ mật cao nhất của văn bản trong bì.
d) Thủ tục gửi văn bản có nội dung mật thực hiện theo quy định tại Khoản 2, Điều 68 của Quy chế này.
3. Văn bản chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết. Trường hợp gửi ngoài mục đích giải quyết, như: “Để báo cáo”, “Để phối hợp”, “Để biết” thì ghi rõ mục đích gửi ở phần nơi nhận cuối văn bản.
4. Gửi văn bản theo nguyên tắc gửi cấp trực tiếp. Trường hợp đặc biệt phải gửi vượt cấp thì đồng gửi cho cấp trên trực tiếp để báo cáo hoặc cấp dưới trực tiếp để biết.
5. Văn bản gửi đến cơ quan, đơn vị không có thẩm quyền giải quyết thì nơi nhận được quyền trả lại nơi gửi.
6. Cán bộ, nhân viên gửi văn bản có trách nhiệm theo dõi việc chuyển văn bản đi và xử lý kịp thời những trường hợp bị thất lạc, chậm thời gian giải quyết.