Điều 18. Đăng ký văn bản đến
1. Tất cả văn bản đến đều phải được đăng ký vào sổ Đăng ký văn bản đến (Mẫu số 03, Phụ lục I) hoặc nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu máy vi tính theo Biểu ghi thông tin văn bản đi (Mẫu số 04, Phụ lục I).
2. Những bì không được mở thì Văn thư đăng ký các thông tin ngoài bì và chuyển cho chức danh hoặc người có tên trên bì nhận. Nếu là việc chung thì người nhận phải chuyển trả lại cho Văn thư để đăng ký, quản lý.
3. Đối với những văn bản chuyển qua Fax hoặc qua mạng điện tử, phải chụp lại hoặc in ra và đóng dấu đến. Khi nhận được bản chính phải đóng dấu đến và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản Fax hoặc bản chuyển qua mạng điện tử).
4. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ xử lý.