Điều 38. Lưu mẫu, thu hồi và hủy con dấu
1. Lưu mẫu dấu: Văn phòng Bộ Quốc phòng (Phòng Bảo mật lưu trữ) tổ chức đăng ký và lưu trữ vĩnh viễn mẫu các loại con dấu đã khắc, cấp cho các cơ quan, đơn vị.
2. Thu hồi, giao nộp con dấu không còn giá trị sử dụng
a) Con dấu của cơ quan, đơn vị có quyết định giải thể, chia tách, sáp nhập, chuyển đổi nhiệm vụ; con dấu khắc sai quy định của Bộ Quốc phòng; con dấu có quyết định thu hồi của cấp có thẩm quyền; con dấu đã khắc đổi phải được thu hồi, giao nộp lên cơ quan cấp trên trực tiếp ngay khi nhận dấu mới và nộp lên Văn phòng Bộ Quốc phòng chậm nhất là 10 ngày, kể từ ngày được phép sử dụng con dấu mới.
b) Các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phòng phải giao nộp con dấu không còn giá trị sử dụng về Văn phòng Bộ Quốc phòng chậm nhất 10 ngày (đối với nơi cách Hà Nội dưới 500 km) và 30 ngày (đối với nơi cách Hà Nội từ 500 km trở lên), kể từ ngày thu hồi.
c) Khi giao nộp con dấu phải làm biên bản. Biên bản được lập thành hai bản; bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản.
3. Hủy con dấu không còn giá trị sử dụng:
a) Văn phòng Bộ Quốc phòng (Phòng Bảo mật lưu trữ) chịu trách nhiệm tổ chức hủy các con dấu không còn giá trị sử dụng của các cơ quan, đơn vị trong toàn quân.
b) Thành phần tổ hủy con dấu gồm: Trưởng phòng Bảo mật lưu trữ/VPBQP, cán bộ nghiệp vụ bảo mật, nhân viên Tổ khắc dấu.
c) Khi hủy con dấu phải lập Biên bản hủy con dấu (Mẫu số 20, Phụ lục I) có mẫu dấu kèm theo và có đủ chữ ký của các thành viên. Biên bản hủy con dấu phải lưu trữ vĩnh viễn.