Mẫu số 03 - Thông tư 07/2026/TT-BTP của Bộ Tư pháp
MẪU SỐ 03
Văn bản yêu cầu tương trợ tư pháp về dân sự theo Công ước Thu thập chứng cứ
VĂN BẢN YÊU CẦU LETTER OF REQUEST Công ước La Hay năm 1970 về thu thập chứng cứ ở nước ngoài trong lĩnh vực dân sự hoặc thương mại (Hague Convention of 18 March 1970 on the Taking of Evidence Abroad in Civil or Commercial Matters) Số/ Reference No.: (*) | ||
| 1 | Người gửi Sender | (1) |
| 2 | Cơ quan Trung ương của Bên được yêu cầu Central Authority of the Requested State | (2) |
| 3 | Người được nhận kết quả thu thập chứng cứ Person to whom the executed request is to be returned | (3) |
| 4 | Ngày mà Cơ quan yêu cầu đề nghị nhận được phản hồi với yêu cầu Specification of the date by which the requesting authority requires receipt of the response to the Letter of Request | |
Ngày Date | (4) | |
Lý do cần thực hiện gấp Reason for urgency | (5) | |
Phù hợp với Điều 3 Công ước, người yêu cầu ký tên dưới đây hân hạnh đề nghị In conformity with Article 3 of the Convention, the undersigned applicant has the honour to submit the following request: | ||
| 5.a | Cơ quan yêu cầu (Điều 3 (a)) Requesting authority (Art. 3 (a)) | (6) |
| b | Đến Cơ quan có thẩm quyền của (Điều 3 (a)) To the Competent Authority of (Art. 3 (a)) | (7) |
| c | Tên và số hiệu của vụ việc Names of the case and any identifying number | (8) |
| 6 | Tên và địa chỉ của các bên và đại diện của họ (bao gồm đại diện tại Quốc gia được yêu cầu) (Điều 3. (b)) Names and addresses of the parties and their representatives (including representatives in the Requested State) (Art. 3 (b)) | |
| a | Nguyên đơn Plaintiff | (9) |
Đại diện Representatives | (10) | |
| b | Bị đơn Defendant | (11) |
Đại diện Representatives | (12) | |
| c | Các bên khác Other parties | (13) |
Đại diện Representatives | (14) | |
| 7.a | Bản chất của thủ tục (ly hôn, vi phạm nghĩa vụ hợp đồng, trách nhiệm sản phẩm.v.v) (Điều 3 (c)) Nature of the proceedings (divorce, paternity, breach of contract, product liability, etc) (Art. 3 (c)) | (15) |
| b | Tóm tắt yêu cầu khởi kiện Summary of complaint | (16) |
| c | Tóm tắt văn bản ghi ý kiến của bị đơn đối với yêu cầu của nguyên đơn và yêu cầu phản tố Summary of defence and counterclaim | (17) |
| d | Các thông tin hoặc văn bản cần thiết khác Other necessary information or documents | (18) |
| 8.a | Chứng cứ cần được thu thập hoặc hoạt động tố tụng cần được thực hiện (Điều 3 (d)) Evidence to be obtained or other judicial act to be performed (Art. 3 (d)) | (19) |
| b | Mục đích của chứng cứ hoặc hoạt động tố tụng cần được thực hiện Purpose of the evidence or judicial act sought | (20) |
| 9. | Tên và địa chỉ của người cần được hỏi ý kiến (Điều 3 (e)) Identity and address of any person to be examined (Art. 3 (e)) | (21) |
| 10. | Câu hỏi cụ thể hoặc vấn đề cần được hỏi (Điều 3 (f)) Questions to be put to the persons to be examined or statement of the subject matter about which they are to be examined (Art. 3 (f)) | (22) |
| 11. | Giấy tờ hoặc tài sản cần được thẩm định (Điều 3 (g)) Documents or other property to be inspected (Art. 3 (g)) | (23) |
| 12. | Bất kỳ yêu cầu nào về việc tuyên thệ hoặc cam đoan và hình thức thu thập chứng cứ đặc biệt cần sử dụng (Điều 3 (h)) Any requirement that the evidence be given on oath or affirmation and any special form to be used (Art. 3 (h)) | (24) |
| 13. | Các biện pháp hoặc thủ tục đặc biệt cần phải tuân thủ (thu thập bằng lời nói hoặc văn bản, bản chép lời hoặc tóm tắt, đối chất.vv) (Điều 3 (i) and 9) Special methods or procedure to be followed (e.g, oral or in writing, verbatim transcript or summary, cross- examination, etc) (Arts 3 (i) and 9) | (25) |
| 14. | Đề nghị thông báo về thời gian và địa điểm thu thập chứng cứ theo Yêu cầu và họ tên, địa chỉ của người cần được thông báo (Điều 7) Request for notification of the time and place for the execution of the Request and identity and address of any person to be notified (Art.7) | (26) |
| 15. | Đề nghị cho phép cán bộ tư pháp có thẩm quyền của cơ quan yêu cầu tham gia vào việc thực hiện Yêu cầu (Điều 8) Request for attendance or participation of judicial personnel of the requesting authority at the execution of the Letter of Request (Art.8) | (27) |
| 16. | Trình bày cụ thể các quyền hoặc nghĩa vụ từ chối cung cấp chứng cứ theo pháp luật của quốc gia yêu cầu (Điều 11 (b)) Specification of privilege or duty to refuse to give evidence under the law of the Requesting State (Art. 11 (b)) | (28) |
| 17. | Chi phí phát sinh theo đoạn 2 Điều 14 hoặc Điều 26 Công ước do người có tên sau đây thanh toán The fees and costs incurred which are reimbursable under the second paragraph of Article 14 or under Article 26 of the Convention will be borne by | (29) |
Ngày yêu cầu Date of request | (30) | |
Chữ ký và dấu của người yêu cầu Signature and seal of the requesting authority | (31) | |
Hướng dẫn thực hiện Mẫu số 03
(*) Số điền như Mẫu 01
(1) (6) Điền đầy đủ họ tên, địa chỉ, số điện thoại và thư điện tử của cơ quan gửi yêu cầu
(2) (7) Điền tên của Cơ quan Trung ương hoặc cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận yêu cầu của nước ngoài
Danh sách đầy đủ và cập nhật địa chỉ của các cơ quan này có tại Mục Chứng cứ (Evidence) trên trang thông tin điện tử của Hội nghị La Hay về tư pháp quốc tế (hcch.net)
Hướng dẫn vào trang hcch.net
Mục Evidence
Chọn mục Authorities
Chọn nước cần gửi đến.
Sao chép thông tin về tên và địa chỉ của cơ quan trung ương (Central Authority)
Ví dụ: Cơ quan Trung ương của Trung Quốc: sau khi chọn mục Authorities, chọn China, sao chép địa chỉ của cơ quan Trung ương của Trung Quốc
Ministry of Justice of China, International Legal Cooperation Center (ILCC)
No. 41, Ping'AnLi Xidajie, Xicheng District, Beijing 100035, China
(3) Đối với hồ sơ yêu cầu tương trợ tư pháp của Việt Nam, điền mục này như sau:
Bộ Tư pháp Việt Nam
Địa chỉ: 58 - 60 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
Mã bưu chính: 100000
Tel: (+84) (24) 62739445
(4) (5) Nêu rõ thời hạn và lý do cần phải thực hiện gấp yêu cầu
(8) Nêu rõ mã số của vụ việc tại cơ quan gửi yêu cầu
Ví dụ: số thụ lý hoặc mã số quản lý vụ việc tại Tòa án
(9) - (14) Điền họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email của các đương sự trong vụ việc và người đại diện của họ (nếu có) (đặc biệt trong trường hợp các bên hoặc đại diện của họ đề nghị có mặt theo Mục 14 chú thích (26) thì nội dung này cần nêu rõ email của đương sự)
Trường hợp không có yêu cầu tại Mục 14, chỉ cần điền họ tên hoặc tên của đương sự. Trường hợp có nhiều nguyên đơn hoặc bị đơn chỉ cần nêu tên của một nguyên đơn hoặc bị đơn chính.
(15) Mô tả bản chất của thủ tục (ly hôn, vi phạm nghĩa vụ hợp đồng, trách nhiệm sản phẩm.v.v)
Mức độ chi tiết phụ thuộc vào chứng cứ cần thu thập để đảm bảo cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài có thể hiểu và thực hiện yêu cầu.
(16) (17) Mô tả các yêu cầu trong đơn khởi kiện/ đơn yêu cầu và văn bản ghi ý kiến của bị đơn (các nội dung dẫn đến phải thu thập chứng cứ), đặc biệt là các thông tin cần thiết để lấy lời khai của người được hỏi về một vấn đề cụ thể
(18) Các giấy tờ cần thiết khác có thể bao gồm các quyết định của tòa án xác định bản chất và chi tiết của chứng cứ cần được thu thập, các giấy tờ có liên quan đến vụ việc. Lưu ý rằng các giấy tờ này phải phù hợp với yêu cầu về ngôn ngữ của quốc gia được yêu cầu.
Ví dụ: giấy tờ gửi kèm theo Yêu cầu thu thập chứng cứ gửi đến Trung Quốc phải dịch sang tiếng Trung.
(19) Mô tả cụ thể chứng cứ cần thu thập hoặc hoạt động tố tụng cần được thực hiện. Chi tiết về chứng cứ cần thu thập điền ở các Mục 9-11 chú thích (19)-(23)
(20) Điền khẳng định về mục đích của chứng cứ hoặc hoạt động tố tụng cần được thực hiện. Khi thu thập chứng cứ, xác định cụ thể chứng cứ có liên quan như thế nào đến vụ việc và cách thức sử dụng chứng cứ trong thủ tục tố tụng, đặc biệt khi quốc gia được yêu cầu đưa ra tuyên bố phản đối việc thu thập chứng cứ là tài liệu liên quan trước khi diễn ra phiên tòa như được biết đến ở các quốc gia thông luật.
Đối với các dữ liệu được lưu trữ điện tử, xác định rõ loại thông tin cần được thu thập: ví dụ: tác giả / người tạo lập văn bản, số lần tiếp cận văn bản, và người tiếp cận văn bản…
(21) Thông tin gồm
Cá nhân: Họ tên (đầy đủ), Quốc tịch, Giới tính, Địa chỉ nơi cư trú hoặc nơi làm việc, Ngày tháng năm sinh (nếu có)
Tổ chức: Tên đầy đủ, Địa chỉ trụ sở chính
Các yêu cầu gửi đến quốc gia thành viên sử dụng hệ chữ viết không phải bảng chữ cái La tinh thì cần kèm theo cả tên và địa chỉ của người cần được hỏi bằng một trong các ngôn ngữ chính thức của nước đó.
Trường hợp cần thu thập chứng cứ lấy lời khai từ nhiều người khác nhau, Cơ quan có thẩm quyền lập yêu cầu cần phải trao đổi trước để xác định có cần lập yêu cầu riêng cho từng người hay không.
(22) Đặt các câu hỏi rõ ràng và chính xác. Trường hợp số lượng câu hỏi nhiều, có thể lập văn bản kèm theo đáp ứng các yêu cầu về ngôn ngữ của quốc gia được yêu cầu.
(23) Mô tả cụ thể về giấy tờ cần thu thập, thẩm định
Ví dụ: Giấy tờ cần xác định cụ thể người lập, người được tống đạt, chủ đề và ngày tháng năm (nếu biết), tên và địa chỉ của người có thể xuất trình giấy tờ.
(24) Mô tả cụ thể hình thức cam đoan, các từ ngữ cần được sử dụng và quy trình thực hiện việc cam đoan (nếu có).
(25) Mô tả cụ thể về thủ tục đặc biệt (nếu có)
(26) (27) Điền vào các ô này nếu có các yêu cầu theo Điều 7 và Điều 8 Công ước
(28) Nêu các quyền hoặc nghĩa vụ từ chối cung cấp chứng cứ của người có chứng cứ cần thu thập theo pháp luật Việt Nam
Ví dụ: Trường hợp người được lấy lời khai là người làm chứng, theo khoản 3 Điều 78 Bộ luật tố tụng dân sự năm 2015 người làm chứng được từ chối khai báo nếu lời khai của mình liên quan đến bí mật nhà nước, bí mật nghề nghiệp, bí mật kinh doanh, bí mật cá nhân, bí mật gia đình hoặc việc khai báo đó có ảnh hưởng xấu, bất lợi cho đương sự là người có quan hệ thân thích với mình.
(29) Nêu rõ họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email của người có nghĩa vụ thanh toán chi phí thu thập chứng cứ
(30) Nêu ngày tháng năm yêu cầu
(31) Chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu
Lưu ý khi dùng mẫu này
Mở kho biểu mẫu để tìm thêm mẫu đơn, tờ khai, hợp đồng chuẩn pháp lý.