Điều 6. Trình tự, thủ tục, thời hạn thụ lý đơn ở cấp xã, ở các cơ quan thuộc Sở, các cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện
1. Sau khi tiếp nhận đơn thuộc thẩm quyền, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Thủ trưởng cơ quan thuộc Sở, Thủ trưởng cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện phải ban hành quyết định thụ lý đơn khiếu nại và phân công cán bộ thụ lý đơn.
a) Quyết định thụ lý đơn khiếu nại phải bảo đảm về thể thức văn bản theo quy định tại Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
b) Nội dung quyết định thụ lý phải ghi rõ: tên người khiếu nại, người bị khiếu nại, ngày, tháng, năm và nội dung đơn khiếu nại; tên cán bộ thụ lý thời hạn thụ lý và nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ thụ lý đơn;
c) Quyết định thụ lý phải gửi cho người khiếu nại, người bị khiếu nại, cơ quan, cá nhân có liên quan, Ủy ban nhân dân huyện và Thanh tra huyện hoặc Giám đốc Sở và Thanh tra Sở biết, theo dõi;
d) Trường hợp thành lập Đoàn Thanh tra để giải quyết khiếu nại thì trình tự, thủ tục thực hiện theo quy định của Luật Thanh tra và các nghị định về quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Thanh tra.
2. Người được giao thụ lý đơn khiếu nại có trách nhiệm:
a) Lập kế hoạch thẩm tra, xác minh và lịch làm việc cụ thể kèm theo trình người ra quyết định thụ lý phê duyệt. Lịch làm việc phải gửi cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan để thực hiện;
b) Nghiên cứu hồ sơ, tiếp xúc làm việc, thu thập hồ sơ, chứng cứ, kiểm tra thực địa (nếu xét thấy cần thiết). Quá trình làm việc, thu thập hồ sơ, chứng cứ đều phải lập thành biên bản, có chữ ký của đối tượng làm việc và xác nhận của cơ quan, đơn vị nơi đến làm việc hoặc xác minh.
Hồ sơ, chứng cứ thu thập nếu là bản sao thì phải được cơ quan cung cấp hồ sơ sao y, trích sao theo quy định hoặc đóng dấu treo để xác thực về giá trị pháp lý và nguồn cung cấp hồ sơ;
c) Lập báo cáo kết quả thẩm tra, xác minh và kết luận, kiến nghị giải quyết khiếu nại, đồng thời dự thảo quyết định giải quyết khiếu nại trình người có thẩm quyền giải quyết để xem xét ban hành;
d) Tham mưu cho người giải quyết khiếu nại tổ chức đối thoại với người khiếu nại, người bị khiếu nại và các cá nhân, cơ quan, tổ chức liên quan. Trình tự, thủ tục tổ chức đối thoại thực hiện theo quy định tại Chương V Quy định này;
đ) Hồ sơ thụ lý phải được sắp xếp, đánh số thứ tự, lập bảng liệt kê danh mục tài liệu, bao gồm:
- Đơn khiếu nại hoặc bản ghi lời khiếu nại;
- Quyết định thụ lý đơn khiếu nại;
- Kế hoạch thụ lý được duyệt, lịch làm việc;
- Biên bản làm việc, biên bản xác minh, kết luận, kết quả giám định, biên bản đối thoại;
- Báo cáo kết quả thẩm tra, xác minh và kết luận, kiến nghị việc giải quyết khiếu nại của người thụ lý;
- Biên bản đối thoại;
- Dự thảo quyết định giải quyết khiếu nại;
- Các tài liệu khác có liên quan.
e) Thời hạn thụ lý, thẩm tra, xác minh của cán bộ thụ lý thực hiện theo quyết định thụ lý nhưng tối đa không quá 20 ngày; đối với vụ việc phức tạp thì không quá 30 ngày. Riêng ở vùng sâu, vùng xa đi lại khó khăn thì không quá 30 ngày; đối với vụ việc phức tạp thì có thể kéo dài hơn nhưng không quá 45 ngày. Thời gian đo, vẽ, trưng cầu giám định (nếu có) không tính vào thời gian thụ lý giải quyết khiếu nại.