Điều 24. Trình tự, thủ tục và thời hạn hòa giải
1. Sau khi tiếp nhận đơn yêu cầu hòa giải, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm phân công cán bộ thụ lý hòa giải.
a) Việc thụ lý hòa giải và phân công cán bộ thụ lý phải bằng quyết định hành chính và phải bảo đảm các nội dung gồm: họ tên, địa chỉ người tranh chấp, người bị tranh chấp; tóm tắt nội dung tranh chấp; vị trí đất tranh chấp; họ tên cán bộ thụ lý hòa giải; thời hạn hòa giải; quyền và trách nhiệm của các bộ thụ lý.
b) Quyết định thụ lý hòa giải tranh chấp phải gửi cho các bên tranh chấp, cơ quan, tổ chức, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan để thực hiện.
2. Sau khi được phân công thụ lý hòa giải, cán bộ thụ lý phải xem xét nội dung đơn, nghiên cứu hồ sơ, tiếp xúc với các bên tranh chấp để tìm hiểu nguyên nhân phát sinh tranh chấp, thu thập hồ sơ, tài liệu có liên quan do các bên cung cấp, đồng thời trích lục hồ sơ địa chính và hồ sơ kê khai nộp thuế để xem xét về nguồn gốc, quá trình sử dụng đất của các bên tranh chấp.
Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày được giao thụ lý, cán bộ thụ lý phải hoàn thành các công việc nêu trên và báo cáo trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã xem xét để tổ chức buổi hòa giải.
Cán bộ thụ lý có trách nhiệm xác định ngày, giờ mời các bên tranh chấp đến để hòa giải. Giấy mời phải được cơ quan tổ chức hòa giải gửi trước ít nhất 03 ngày cho các bên tham gia buổi hòa giải.
3. Việc hòa giải chỉ được tiến hành khi các bên tranh chấp đều có mặt và phải lập biên bản gồm có các nội dung:
a) Thời gian và địa điểm hòa giải;
b) Thành phần tham dự hòa giải;
c) Tóm tắt nội dung tranh chấp, nguyên nhân phát sinh tranh chấp;
d) Ý kiến của người chủ trì hòa giải nhằm hướng dẫn, giải thích, thuyết phục các bên tranh chấp tự nguyện, thỏa thuận giải quyết các mâu thuẫn về quyền lợi của các bên;
đ) Ý kiến của các bên tranh chấp;
e) Chữ ký của người chủ trì hòa giải, các bên tranh chấp, các thành viên tham gia hòa giải và phải đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi hòa giải.
4. Trường hợp một trong các bên tranh chấp vắng mặt thì người chủ trì hòa giải lập biên bản ghi rõ lý do vắng mặt, đồng thời xác định thời gian để tổ chức lại việc hòa giải. Biên bản phải có chữ ký của các thành viên tham gia hòa giải.
5. Thời hạn thực hiện hòa giải tối đa không quá 30 ngày, kể từ ngày Ủy ban nhân dân cấp xã nhận được đơn. Trường hợp cần phải đo, vẽ thì thời gian thực hiện công việc này không tính vào thời gian hoà giải.
6. Sau khi kết thúc hòa giải, cán bộ thụ lý hòa giải phải thực hiện các công việc như sau:
a) Trường hợp hòa giải thành:
- Sao gửi biên bản hòa giải cho các bên tranh chấp và Ủy ban nhân dân cấp huyện;
- Lưu trữ hồ sơ hòa giải để phục vụ cho việc tra cứu khi cần thiết. Các tài liệu trong hồ sơ phải được sắp xếp, đánh số thứ tự và lập bảng kê chi tiết các tài liệu có trong hồ sơ;
- Hướng dẫn các bên tranh chấp thực hiện các nội dung đã thỏa thuận trong biên bản hòa giải thành; lập các thủ tục cần thiết theo quy định của pháp luật.
b) Nếu hòa giải không thành hoặc một bên tranh chấp vắng mặt ba lần nhưng không có lý do chính đáng, việc hòa giải không thể thực hiện được, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ra thông báo hòa giải không thành; đồng thời hướng dẫn người tranh chấp trực tiếp nộp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền để được xem xét giải quyết tranh chấp.
c) Trường hợp kết quả hòa giải thành nhưng khác với hiện trạng về ranh giới chủ sử dụng đất thì Ủy ban nhân dân cấp xã gửi biên bản hòa giải đến Phòng Tài nguyên và Môi trường đối với trường hợp tranh chấp đất đai giữa hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư với nhau; gửi đến Sở Tài nguyên và Môi trường đối với những trường hợp khác.
Phòng Tài nguyên và Môi trường, Sở Tài nguyên và Môi trường trình Ủy ban nhân dân cùng cấp quyết định việc thay đổi ranh giới thửa đất và cấp mới giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo thẩm quyền Luật Đất đai quy định.