Điều 4. Trình tự, thủ tục tiếp công dân, tiếp nhận và xử lý đơn
1. Cán bộ tiếp công dân kiểm tra chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tùy thân khác; đọc kỹ đơn và các tài liệu liên quan, rà soát quá trình giải quyết; ghi vào sổ tiếp công dân: họ, tên, giới tính, số chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tùy thân khác, ngày tháng năm cấp, cơ quan cấp; nơi thường trú, địa chỉ liên lạc của người khiếu nại, tố cáo, tranh chấp; tóm tắt nội dung vụ việc, nơi phát sinh vụ việc và quá trình giải quyết.
Trường hợp người tranh chấp, khiếu nại, tố cáo đến trình bày trực tiếp việc tranh chấp, khiếu nại, tố cáo thì cán bộ tiếp công dân có trách nhiệm hướng dẫn người tranh chấp, khiếu nại viết thành đơn hoặc ghi lại ý kiến trình bày của người tranh chấp, khiếu nại, tố cáo và có chữ ký hoặc điểm chỉ của họ.
2. Sau khi nghiên cứu đơn, cán bộ tiếp công dân căn cứ nội dung đơn để phân loại và xác định thẩm quyền giải quyết theo quy định của pháp luật để làm cơ sở xử lý.
3. Trình tự, thủ tục xử lý tiến hành như sau:
a) Trường hợp đơn gửi đúng thẩm quyền giải quyết của Thủ trưởng cơ quan mình hoặc Thủ trưởng cơ quan hành chính cùng cấp thì cán bộ tiếp công dân kiểm tra đơn và các tài liệu liên quan kèm theo để xem xét, tiếp nhận; đối với đơn tố cáo hành vi vi phạm pháp luật của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân gây thiệt hại hoặc đe dọa gây thiệt hại lợi ích của Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của công dân, cơ quan, tổ chức thì người tố cáo phải cung cấp tài liệu chứng minh về hành vi vi phạm pháp luật nêu trên.
- Nếu người tranh chấp, khiếu nại cung cấp đầy đủ các tài liệu liên quan mà họ có thì cán bộ tiếp công dân viết biên nhận tiếp nhận đơn và trình lãnh đạo để giao cán bộ, công chức xử lý;
- Nếu người tranh chấp, khiếu nại chưa cung cấp đầy đủ tài liệu như trên thì cán bộ tiếp công dân yêu cầu người tranh chấp, khiếu nại bổ sung, sau đó mới tiếp nhận đơn;
- Đối với đơn tố cáo, khi tiếp nhận thông tin, tài liệu do người tố cáo cung cấp, cán bộ tiếp công dân phải làm biên nhận, có chữ ký của người tiếp nhận và người cung cấp;
- Trường hợp đơn khiếu nại có chữ ký của nhiều người thì cán bộ tiếp công dân hướng dẫn người khiếu nại viết thành đơn riêng để thực hiện quyền khiếu nại.
b) Trường hợp người tranh chấp, khiếu nại trực tiếp gửi đơn nhưng không đúng thẩm quyền của Thủ trưởng cơ quan mình hoặc Thủ trưởng cơ quan hành chính cùng cấp hoặc không đủ điều kiện thụ lý thì cán bộ tiếp công dân có trách nhiệm trả lại đơn và hướng dẫn người tranh chấp, khiếu nại gửi đơn đến đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết hoặc trả lời rõ lý do đơn không được thụ lý giải quyết. Nội dung tranh chấp, khiếu nại của công dân và nội dung hướng dẫn hoặc trả lời của cán bộ tiếp công dân phải được ghi chép chi tiết, rõ ràng vào sổ tiếp công dân, có chữ ký của công dân được tiếp.
Trường hợp đơn tố cáo không thuộc thẩm quyền thì phải tham mưu chuyển đơn hoặc bản ghi lời tố cáo và các tài liệu, chứng cứ liên quan (nếu có) cho người có thẩm quyền giải quyết theo quy định tại Điều 59, 60 Luật Khiếu nại, tố cáo; không xem xét, giải quyết những tố cáo giấu tên, mạo tên, không rõ địa chỉ, không có chữ ký hoặc sao chụp chữ ký; những tố cáo đã được cấp có thẩm quyền giải quyết nay tố cáo lại nhưng không có bằng chứng mới.
c) Nếu vụ việc thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan cấp dưới của Thủ trưởng cơ quan mình hoặc Thủ trưởng cơ quan hành chính cùng cấp nhưng quá thời hạn quy định mà chưa được giải quyết thì kiến nghị Thủ trưởng cơ quan mình hoặc Thủ trưởng cơ quan hành chính cùng cấp yêu cầu cấp dưới giải quyết, đồng thời đề nghị chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc việc giải quyết của cấp dưới và áp dụng biện pháp theo thẩm quyền để xử lý đối với người thiếu trách nhiệm hoặc cố ý trì hoãn việc giải quyết tranh chấp, khiếu nại đó.
d) Trong trường hợp khiếu nại quyết định hành chính, hành vi hành chính, quyết định kỷ luật buộc thôi việc cán bộ, công chức không được giải quyết hoặc đã được giải quyết lần đầu, nhưng người khiếu nại không đồng ý mà khiếu nại đến người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai và khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án có thẩm quyền thì xử lý như sau:
d.1) Nếu quyết định hành chính, hành vi hành chính đó chỉ liên quan đến một người mà người đó vừa khởi kiện vụ án hành chính tại Toà án, vừa khiếu nại đến người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai mà người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai chưa có quyết định giải quyết khiếu nại, thì việc giải quyết thuộc thẩm quyền của Toà án. Cơ quan đã thụ lý việc giải quyết khiếu nại phải chuyển toàn bộ hồ sơ giải quyết khiếu nại cho Tòa án có thẩm quyền;
d.2) Nếu quyết định hành chính, hành vi hành chính đó có liên quan đến nhiều người, thì xử lý như sau:
d.2.1) Trường hợp chỉ có một người vừa khởi kiện vụ án hành chính tại Toà án có thẩm quyền, vừa khiếu nại đến người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai, những người khác còn lại không khởi kiện vụ án hành chính và cũng không khiếu nại đến người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai thì việc giải quyết thuộc thẩm quyền của Toà án;
d.2.2) Trường hợp có nhiều người vừa khởi kiện vụ án hành chính tại
Toà án có thẩm quyền, vừa khiếu nại đến người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai thì việc giải quyết thuộc thẩm quyền của người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai;
d.2.3) Trường hợp chỉ có một hoặc một số người khởi kiện vụ án hành chính tại Toà án có thẩm quyền, một hoặc một số người khác chỉ khiếu nại đến người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai thì việc giải quyết thuộc thẩm quyền của người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai.
4. Đối với đơn do bưu điện chuyển phát thì thực hiện việc tiếp nhận, phân loại và xử lý theo quy định tại khoản 2, 3 Điều này nhưng việc hướng dẫn cho người khiếu nại phải thực hiện bằng văn bản.
Trường hợp đơn do các cơ quan có chức năng chuyển đơn chuyển đến, nếu đơn không đúng thẩm quyền, thì tham mưu trả lại đơn cho các chủ thể chuyển đơn không đúng để xử lý theo quy định của Luật Khiếu nại, tố cáo và các Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Khiếu nại, tố cáo.
5. Thời hạn xử lý, hướng dẫn, trả lời đơn là 10 ngày.