Điều 22. Trách nhiệm quản lý lưu trữ
1. Văn phòng Bộ Quốc phòng
a) Là cơ quan giúp Bộ trưởng Bộ Quốc phòng thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ trong Bộ Quốc phòng; chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phòng tổ chức triển khai thực hiện quản lý lưu trữ thuộc phạm vi quản lý.
b) Tham mưu, đề xuất phương án ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số trong công tác lưu trữ và số hóa tài liệu; đề xuất phương án và xây dựng, cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
c) Tham mưu, đề xuất xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, kho lưu trữ dự phòng, kho lưu trữ số và chịu trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
d) Ban hành danh mục các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng.
2. Bộ Tư lệnh 86, Cục Cơ yếu/Bộ Tổng Tham mưu phối hợp với Văn phòng Bộ Quốc phòng tham mưu với Bộ trưởng Bộ Quốc phòng việc xây dựng hạ tầng kỹ thuật, ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số vào công tác lưu trữ và số hóa tài liệu lưu trữ, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; xây dựng, quản trị, vận hành hệ thống lưu trữ điện tử của Bộ Quốc phòng theo quy định của pháp luật về lưu trữ và bảo vệ bí mật nhà nước.
3. Cục Tài chính Bộ Quốc phòng tham mưu với Bộ trưởng Bộ Quốc phòng tổng hợp nhu cầu dự toán và bố trí kinh phí ngân sách nhà nước phù hợp, đảm bảo cho hoạt động lưu trữ của toàn quân theo đúng chế độ, định mức, các quy định của Nhà nước và Bộ Quốc phòng.
4. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị các cấp trong Bộ Quốc phòng
a) Tổ chức xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về lưu trữ theo quy định của Nhà nước và Bộ Quốc phòng.
b) Ban hành danh mục các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử thuộc phạm vi quản lý.
c) Tổ chức tuyên truyền, quán triệt nâng cao nhận thức về bảo vệ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
d) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về lưu trữ đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý; đôn đốc việc nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ về lưu trữ lịch sử; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ theo thẩm quyền.
5. Trách nhiệm của người được giao quản lý kho lưu trữ các cấp
a) Hướng dẫn phương pháp lập hồ sơ và thu thập hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ.
b) Lựa chọn, thống kê hồ sơ, tài liệu chuyển giao vào kho lưu trữ.
c) Tổ chức việc thu thập, nộp hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị thuộc thành phần của phông lưu trữ.
d) Tổ chức chỉnh lý, thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ.
đ) Xác định giá trị, thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ.
e) Phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị, cá nhân.
g) Phối hợp với bộ phận công nghệ thông tin tham mưu, đề xuất với thủ trưởng cơ quan, đơn vị về ứng dụng công nghệ thông tin đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và thực hiện các biện pháp kỹ thuật để duy trì hoạt động của hệ thống quản lý trong cơ quan, đơn vị.
6. Người trực tiếp theo dõi, giải quyết công việc, ngoài việc lập hồ sơ giấy theo quy định, phải có trách nhiệm thực hiện các quy định về tạo lập, quản lý, lập hồ sơ điện tử trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ đúng yêu cầu, thời hạn quy định của pháp luật.