Điều 21. Hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị
1. Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị
a) Danh mục tài liệu hết giá trị gồm hồ sơ, tài liệu trùng thừa và hồ sơ, tài liệu hết thời hạn lưu trữ trong Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số.
b) Trường hợp phát hiện hồ sơ, tài liệu trùng thừa, hệ thống tự động đưa hồ sơ, tài liệu trùng vào Danh mục tài liệu hết giá trị và chuyển trạng thái những hồ sơ, tài liệu này thành “Xem xét hủy” và hiển thị thông báo cho người có trách nhiệm xử lý.
c) Định kỳ hằng năm, hệ thống tự động thông báo hồ sơ, tài liệu hết thời hạn lưu trữ và đưa vào Danh mục tài liệu hết giá trị, chuyển trạng thái “Xem xét hủy” trong hệ thống và hiển thị thông báo cho người có trách nhiệm xử lý.
d) Danh mục tài liệu hết giá trị
Danh mục tài liệu hết giá trị được kết xuất từ hệ thống theo định kỳ hằng năm để làm thủ tục hủy.
Thông tin trên Danh mục tài liệu hết giá trị đối với hồ sơ gồm: Số thứ tự, mã hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn lưu trữ, tổng số tài liệu trong hồ sơ, tổng số trang, lý do hủy, ghi chú.
Thông tin trên Danh mục tài liệu hết giá trị đối với tài liệu gồm: Số thứ tự, mã tài liệu, tên loại và trích yếu nội dung, thời hạn lưu trữ, tổng số trang, lý do hủy, ghi chú.
đ) Trường hợp hồ sơ, tài liệu trong Danh mục tài liệu hết giá trị được kết xuất từ hệ thống có tài liệu giấy hoặc tài liệu trên vật mang tin khác, cơ quan, đơn vị phải ghi chú vào danh mục.
2. Hủy tài liệu hết giá trị trong Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số
a) Cơ quan, đơn vị thực hiện rà soát Danh mục tài liệu hết giá trị trong Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số.
b) Căn cứ quyết định hủy tài liệu hết giá trị, cơ quan, đơn vị thực hiện thao tác hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ số hết giá trị trên Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số.
c) Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số lưu vết toàn bộ quá trình hủy tài liệu hết giá trị.