Điều 20. Bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ số
1. Nguyên tắc bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ số
a) Nguyên tắc bảo quản tài liệu lưu trữ số
Tài liệu lưu trữ số phải được xác thực, bảo mật, bảo đảm an toàn thông tin trên các phương tiện lưu trữ và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp.
Tài liệu lưu trữ số phải được thường xuyên kiểm tra định kỳ hàng tuần, hàng tháng, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ số và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu.
Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ số phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp.
Bảo đảm khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm, cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
b) Nguyên tắc sử dụng tài liệu lưu trữ số
Tài liệu lưu trữ số được sử dụng thông qua các hình thức: Đọc, cấp bản sao, cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ số được sử dụng thông qua Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành hoặc Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số của cơ quan, đơn vị tại lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử.
Tài liệu lưu trữ số được tạo bản sao cung cấp cho người sử dụng bằng định dạng số hoặc định dạng giấy.
2. Yêu cầu bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ số
a) Yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ số
Tài liệu lưu trữ số phải đáp ứng các tiêu chuẩn, cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ số; được sao lưu ít nhất hai bộ, mỗi bộ trên một phương tiện lưu trữ độc lập, việc sao lưu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn.
Tài liệu lưu trữ số được kiểm tra, sao lưu, phục hồi đồng thời với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
Quy trình, thủ tục, cách thức kiểm tra, sao lưu, phục hồi tài liệu lưu trữ số thực hiện theo quy định của pháp luật về kiểm tra, sao lưu, phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Nghị định của Chính phủ quy định chi tiết Luật Lưu trữ.
b) Yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ số
Tài liệu lưu trữ số được sử dụng để đáp ứng nhu cầu hoạt động của cơ quan, đơn vị và nhu cầu thông tin của cá nhân theo quy định của pháp luật về lưu trữ và tiếp cận thông tin.
Trình tự, thủ tục đề nghị sử dụng tài liệu lưu trữ số được quy định như đối với tài liệu giấy và được khai thác, sử dụng thông qua chức năng của Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số.
Cấp bản sao và cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ số như đối với tài liệu lưu trữ giấy và thực hiện thông qua chức năng của Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số.