Điều 18. Nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số
1. Cơ quan, đơn vị chuẩn bị hồ sơ nộp gồm: Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp (tính từ giai đoạn đăng ký nộp); lịch sử đơn vị hình thành phông (cập nhật theo giai đoạn tài liệu nộp đối với cơ quan, đơn vị thực hiện nộp tài liệu lần thứ hai trở lên); lịch sử phông, khối tài liệu; phương án phân loại (cập nhật theo giai đoạn tài liệu nộp); hướng dẫn xác định giá trị tài liệu.
2. Thu nộp trực tiếp
a) Lưu trữ lịch sử và cơ quan, đơn vị thống nhất địa điểm thu nộp hồ sơ, tài liệu.
b) Khi nộp trực tiếp, cơ quan, đơn vị chuyển thiết bị lưu trữ gói dữ liệu và hồ sơ nộp đến địa điểm nộp, phối hợp với lưu trữ lịch sử kiểm tra thiết bị lưu trữ gói dữ liệu và kiểm tra an toàn thông tin, an ninh mạng trước khi đưa vào Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số.
c) Lưu trữ lịch sử và cơ quan, đơn vị nộp phối hợp thực hiện kiểm tra, rà soát gói dữ liệu với hồ sơ và lập biên bản thu nộp.
3. Thu nộp trực tuyến
a) Cơ quan, đơn vị nộp cùng Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành hoặc từ Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành sang Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số thực hiện nộp theo chức năng của hệ thống và được xác nhận của lưu trữ hiện hành hoặc lưu trữ lịch sử.
b) Hệ thống tự động kiểm tra, đồng bộ dữ liệu của cơ quan, đơn vị nộp và lưu trữ hiện hành hoặc lưu trữ lịch sử.