Điều 19. Tiếp nhận và xử lý nghiệp vụ đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ số nộp trên Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số
1. Lưu trữ lịch sử tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ số và thực hiện xác nhận thông tin trên Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số.
2. Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số tự động cập nhật trạng thái tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ số đến tài khoản cơ quan, đơn vị nộp và các tài khoản liên quan (nếu có).
3. Xử lý nghiệp vụ tại lưu trữ lịch sử
a) Kiểm tra sự trùng lặp của hồ sơ, tài liệu lưu trữ số
Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số thực hiện quét thông tin hồ sơ, tài liệu để kiểm tra tính trùng lặp và không tiếp nhận đối với trường hợp hồ sơ, tài liệu trùng lặp trong cùng lần nộp.
Trường hợp hồ sơ, tài liệu tiếp nhận trùng lặp với hồ sơ, tài liệu đã có trong Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số, hệ thống hiển thị thông tin chi tiết mục lục văn bản, tài liệu trong hai hồ sơ, cán bộ, nhân viên xử lý nghiệp vụ sẽ quyết định tiếp nhận hoặc không tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đối với từng trường hợp cụ thể.
b) Kiểm tra dữ liệu gói tin và tính toàn vẹn của các tệp tin, chi tiết dữ liệu đặc tả hồ sơ, tài liệu; chi tiết nội dung tệp tin đính kèm của văn bản, tài liệu; kết quả đối với từng văn bản, tài liệu: Đạt, không đạt (nêu rõ lý do).
c) Kiểm tra, rà soát, báo cáo xử lý hồ sơ tài liệu giao nộp: Cán bộ nghiệp vụ kiểm tra, rà soát từng tài liệu có trong hồ sơ giao nộp, sau đó tổng hợp kết quả và báo cáo xử lý nghiệp vụ gồm các nội dung sau: Tổng số hồ sơ, tài liệu đề xuất thu nộp; tổng số hồ sơ, tài liệu có kết quả đạt; tổng số hồ sơ, tài liệu không đạt (nêu rõ lý do); đề xuất đối với cơ quan thu nộp (nếu có); đề xuất đối với người phê duyệt; trình báo cáo đến người có thẩm quyền phê duyệt.