Điều 14. Thẩm quyền cho phép mang tài liệu lưu trữ ra ngoài kho lưu trữ
1. Tài liệu lưu trữ được phép mang ra ngoài kho lưu trữ để sử dụng ở trong nước
a) Bộ trưởng Bộ Quốc phòng quyết định cho phép mang tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng (kể cả tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại lưu trữ hiện hành của cơ quan, đơn vị chưa nộp về Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng) ra ngoài kho lưu trữ để sử dụng ở trong nước.
b) Cấp trưởng, người đứng đầu đơn vị có lưu trữ lịch sử quyết định việc mang tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại kho lưu trữ thuộc phạm vi quản lý (kể cả tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại lưu trữ hiện hành của cơ quan, đơn vị chưa nộp về lưu trữ lịch sử) ra ngoài kho lưu trữ để sử dụng ở trong nước.
2. Tài liệu lưu trữ được phép mang ra ngoài kho lưu trữ để sử dụng ở nước ngoài
a) Bộ trưởng Bộ Quốc phòng quyết định cho phép mang tài liệu lưu trữ của các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng ra ngoài kho lưu trữ để phục vụ công tác nước ngoài.
b) Cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phòng khi có cán bộ mang tài liệu lưu trữ ra ngoài kho để mang đi công tác nước ngoài phải có văn bản xin phép Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, văn bản thẩm định của Cục Bảo vệ an ninh Quân đội.
3. Tài liệu lưu trữ khi mang ra ngoài kho để phục vụ công tác trong nước, nước ngoài phải có văn bản xin phép cấp có thẩm quyền; nêu rõ họ, tên, cấp bậc, chức vụ, đơn vị công tác; mục lục hồ sơ, tài liệu; mục đích sử dụng; thời gian, địa điểm sử dụng; biện pháp bảo vệ tài liệu lưu trữ. Khi được phép mang tài liệu lưu trữ ra ngoài kho phải đăng ký với người trực tiếp quản lý kho lưu trữ và trả lại nguyên vẹn khi kết thúc công việc.
4. Người mang tài liệu lưu trữ ra ngoài kho phải chịu trách nhiệm quản lý, không giao lại cho người khác; quá trình sử dụng tài liệu lưu trữ phải đảm bảo an toàn tuyệt đối. Trong thời gian công tác, nếu phát hiện tài liệu lưu trữ bị lộ, bị mất, bị hỏng, người mang tài liệu lưu trữ phải báo cáo ngay với thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý, trưởng đoàn công tác để có biện pháp xử lý và khắc phục hậu quả.
5. Việc mang tài liệu lưu trữ có chứa bí mật nhà nước ra ngoài kho lưu trữ thực hiện theo quy định của pháp luật và Bộ Quốc phòng về bảo vệ bí mật nhà nước.