Điều 9. Tài khoản 156- Hàng dự trữ quốc gia
1. Tài khoản 156- Hàng dự trữ quốc gia dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của giá trị các loại hàng dự trữ quốc gia theo chỉ tiêu Nhà nước.
2. Nguyên tắc hạch toán Tài khoản 156- Hàng dự trữ quốc gia
a) Phải chấp hành đầy đủ các quy định về quản lý nhập, xuất hàng dự trữ quốc gia; khi nhập, xuất đều phải làm đầy đủ thủ tục cân, đong, đo, đếm và bắt buộc phải lập Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho; trước khi nhập phải kiểm nghiệm đầy đủ số lượng, chất lượng.
b) Kế toán phải mở sổ chi tiết để ghi chép cả số lượng, giá trị từng loại hàng nhập, xuất tồn kho. Trường hợp phát hiện chênh lệch giữa sổ sách và thực tế phải xác định nguyên nhân và báo cáo ngay cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị biết để kịp thời xử lý. Ở kho, thủ kho phải mở sổ hoặc thẻ kho theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn từng loại hàng.
c) Hạch toán nhập, xuất, tồn hàng dự trữ quốc gia phải theo giá thực tế. Việc xác định giá thực tế dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán, được quy định cụ thể như sau:
- Giá thực tế nhập kho được tính theo giá mua thực tế (đã bao gồm cả thuế GTGT nếu có), giá ghi trên chứng từ, hóa đơn (trường hợp nhận điều chuyển nội bộ, thu nợ bằng hàng).
- Giá thực tế xuất kho được áp dụng theo phương pháp xác định giá thực tế bình quân gia quyền.
3. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 156- Hàng dự trữ quốc gia
Bên Nợ:
- Giá trị thực tế hàng dự trữ quốc gia nhập kho;
- Giá trị thực tế hàng dự trữ quốc gia phát hiện thừa nhập kho.
Bên Có:
- Giá trị thực tế hàng dự trữ quốc gia xuất kho (xuất bán, xuất điều chuyển, xuất cho vay, xuất sử dụng không thu tiền,...);
- Giá trị thực tế hàng dự trữ quốc gia phát hiện thiếu;
Số dư bên Nợ:
Giá trị thực tế của hàng dự trữ quốc gia hiện có trong kho.
4. Tài khoản 156- Hàng dự trữ quốc gia, có 4 Tài khoản cấp 2:
a) Tài khoản 1561- Hàng dự trữ quốc gia trực tiếp bảo quản: Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có của các loại hàng dự trữ quốc gia do đơn vị trực tiếp bảo quản.
b) Tài khoản 1562- Hàng dự trữ quốc gia thuê bảo quản: Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có của các loại hàng dự trữ quốc gia đơn vị thuê đơn vị khác bảo quản hộ.
c) Tài khoản 1563- Hàng dự trữ quốc gia đem gia công: Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có của các loại hàng dự trữ quốc gia đơn vị đem gia công.
d) Tài khoản 1564- Hàng dự trữ quốc gia luân phiên đổi hàng: Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có của các loại hàng dự trữ quốc gia luân phiên đổi hàng.
5. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
a) Kế toán hàng dự trữ quốc gia trực tiếp bảo quản hoặc thuê bảo quản
- Hàng dự trữ quốc gia mua về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn bán hàng, phiếu nhập kho và các chứng từ có liên quan, ghi:
Nợ TK 156- Hàng dự trữ quốc gia (1561 hoặc 1562)
Có TK 111- Tiền mặt
Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (11211)
Có TK 331- Các khoản phải trả (3311).
Khi mua hàng dự trữ quốc gia bằng dự toán, ghi:
Nợ TK 156- Hàng dự trữ quốc gia (1561 hoặc 1562)
Có TK 451 - Nguồn vốn dự trữ quốc gia.
Đồng thời ghi Có TK 0083- Dự toán chi mua hàng dự trữ quốc gia.
- Nhập kho hàng dự trữ quốc gia do cấp trên ký hợp đồng và thanh toán:
+ Đơn vị cấp dưới trực tiếp quản lý hàng khi nhận được hàng dự trữ quốc gia do đơn vị cấp trên ký hợp đồng và thanh toán.
Khi thực hiện nhập hàng dự trữ quốc gia, ghi:
Nợ TK 156- Hàng dự trữ quốc gia (1561 hoặc 1562)
Có TK 342- Thanh toán nội bộ (3421).
Khi có quyết định của cấp trên tăng nguồn dự trữ quốc gia, ghi:
Nợ TK 342- Thanh toán nội bộ (3421)
Có TK 451- Nguồn vốn dự trữ quốc gia.
+ Tại đơn vị cấp trên:
Khi nhận đầy đủ hồ sơ nhập hàng của đơn vị cấp dưới, kế toán xác định số tiền phải thanh toán cho khách hàng, ghi:
Nợ TK 342- Thanh toán nội bộ (3421)
Có TK 331- Các khoản phải trả (3311)
Khi trả tiền cho khách hàng, ghi:
Nợ TK 331- Các khoản phải trả (3311)
Có TK 111- Tiền mặt (1111)
Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (11211).
- Giá trị hàng dự trữ quốc gia thừa phát hiện qua kiểm kê, ghi:
Nợ TK 156- Hàng dự trữ quốc gia (1561)
Có TK 339- Hàng dự trữ quốc gia thừa chờ xử lý.
- Điều chuyển hàng dự trữ quốc gia
+ Đơn vị nhập hàng dự trữ quốc gia, ghi:
Nợ TK 156- Hàng dự trữ quốc gia (1561)
Có TK 342- Thanh toán nội bộ (3421).
+ Khi nhận quyết định tăng nguồn vốn, ghi:
Nợ TK 342- Thanh toán nội bộ (3421)
Có TK 451- Nguồn vốn dự trữ quốc gia.
+ Đơn vị xuất hàng dự trữ quốc gia, ghi:
Nợ TK 342- Thanh toán nội bộ (3421)
Có TK 156- Hàng dự trữ quốc gia (1561, 1562).
Khi nhận quyết định giảm nguồn vốn, ghi:
Nợ TK 451- Nguồn vốn dự trữ quốc gia
Có TK 342- Thanh toán nội bộ (3421).
- Nhập hàng dự trữ quốc gia khi được viện trợ, hỗ trợ, huy động đóng góp của các tổ chức và cá nhân, ghi:
Nợ TK 156- Hàng dự trữ quốc gia (1561, 1562)
Có TK 451- Nguồn vốn dự trữ quốc gia.
- Hàng dự trữ quốc gia đang đi đường về nhập kho của đơn vị, ghi:
Nợ TK 156- Hàng dự trữ quốc gia (1561, 1562)
Có TK 151- Hàng mua đang đi đường.
- Khi xuất bán hàng dự trữ quốc gia, ghi:
Nợ TK 314- Thanh toán về bán hàng dự trữ quốc gia (Giá hạch toán) (3141)
Có TK 156- Hàng dự trữ quốc gia (1561, 1562).
- Trường hợp tạm xuất hàng để phục vụ nhiệm vụ theo quyết định của cấp có thẩm quyền, ghi:
Nợ TK 157- Hàng dự trữ quốc gia tạm xuất sử dụng
Có TK 156- Hàng dự trữ quốc gia (1561, 1562).
- Giá trị hàng dự trữ quốc gia thiếu hụt khi xuất dốc kho, thiếu hụt phát hiện qua kiểm kê, căn cứ vào biên bản, ghi:
Nợ TK 319- Hàng dự trữ quốc gia thiếu chờ xử lý
Có TK 156- Hàng dự trữ quốc gia (1561, 1562).
b) Kế toán hàng dự trữ quốc gia đem gia công
- Khi xuất hàng dự trữ quốc gia đem gia công, căn cứ vào giá trị hàng dự trữ quốc gia thực xuất, ghi:
Nợ TK 156- Hàng dự trữ quốc gia (1563)
Có TK 156- Hàng dự trữ quốc gia (1561, 1562).
- Khi nhận hàng dự trữ quốc gia sau khi gia công về nhập kho, căn cứ vào giá trị thực xuất mang gia công, ghi:
Nợ TK 156- Hàng dự trữ quốc gia (1561, 1562)
Có TK 156- Hàng dự trữ quốc gia (1563).
c) Kế toán hàng dự trữ quốc gia xuất luân phiên đổi hàng
- Khi xuất hàng dự trữ quốc gia luân phiên đổi hàng, căn cứ vào giá trị hàng dự trữ quốc gia thực xuất, ghi:
Nợ TK 156- Hàng dự trữ quốc gia (1564)
Có TK 156- Hàng dự trữ quốc gia (1561, 1562).
- Khi nhập hàng dự trữ quốc gia luân phiên đổi hàng, ghi:
Nợ TK 156- Hàng dự trữ quốc gia (1561, 1562)
Có TK 156- Hàng dự trữ quốc gia (1564).