Điều 25. Tài khoản 654- Chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia cứu trợ, hỗ trợ, viện trợ
1. Tài khoản này dùng để phản ánh chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia cứu trợ, hỗ trợ, viện trợ của đơn vị.
2. Nguyên tắc hạch toán Tài khoản 654- Chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia cứu trợ, hỗ trợ, viện trợ.
a) Tài khoản 654 phải được theo dõi chi tiết chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia cứu trợ, hỗ trợ, viện trợ thực tế phát sinh cho từng loại vật tư, hàng hóa dự trữ quốc gia đồng thời phải theo dõi chi tiết chi phí xuất tại cửa kho (trong đó chi tiết có định mức, chưa có định mức) và chi phí xuất ngoài cửa kho.
b) Nội dung chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia cứu trợ, hỗ trợ, viện trợ hạch toán vào TK 654 phải đúng theo quy định của chế độ quản lý tài chính.
c) Chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia cứu trợ, hỗ trợ, viện trợ cuối kỳ được kết chuyển vào bên Nợ TK 66123 “Chi nghiệp vụ dự trữ quốc gia” (nhưng không được vượt dự toán được giao) theo định mức của từng loại vật tư, hàng hóa dự trữ quốc gia cứu trợ, hỗ trợ, viện trợ (đối với chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia có định mức), kết chuyển chi phí thực tế (đối với chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia không có định mức). Cuối kỳ, kế toán phải tính, xác định số chênh lệch giữa chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia cứu trợ, viện trợ được hưởng theo định mức so với chi phí thực tế phát sinh để hạch toán vào TK 432- Quỹ tiết kiệm phí.
d) Cuối kỳ kế toán năm, số chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia cứu trợ, hỗ trợ, viện trợ thực tế đã phát sinh nhưng chưa được kết chuyển sang TK 66123 “Chi nghiệp vụ dự trữ quốc gia” do chưa được giao dự toán hoặc chưa có hàng xuất cứu trợ, hỗ trợ, viện trợ được chuyển từ TK 6542 “Năm nay” sang TK 6541 “Năm trước”.
3. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 654- Chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia cứu trợ, hỗ trợ, viện trợ
Bên Nợ:
- Chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia cứu trợ, hỗ trợ, viện trợ thực tế phát sinh.
- Kết chuyển số chênh lệch giữa chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia cứu trợ, hỗ trợ, viện trợ được hưởng theo định mức lớn hơn chi phí thực tế phát sinh sang TK 432- Quỹ tiết kiệm phí.
Bên Có:
- Kết chuyển chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia cứu trợ, hỗ trợ, viện trợ theo định mức được hưởng trong kỳ (đối với chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia có định mức), kết chuyển chi phí thực tế (đối với chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia không có định mức) (không vượt dự toán được giao) vào bên Nợ TK 66123 “Chi nghiệp vụ dự trữ quốc gia” .
- Các khoản được phép ghi giảm chi (nếu có) hoặc các khoản chi sai, chi vượt tiêu chuẩn, định mức không được duyệt phải thu hồi, xử lý.
Số dư bên Nợ:
Tài khoản này có thể có số dư cuối kỳ. Số dư cuối kỳ là số chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia cứu trợ, hỗ trợ, viện trợ thực tế đã phát sinh nhưng chưa được kết chuyển sang TK 66123 “Chi nghiệp vụ dự trữ quốc gia” do chưa có dự toán được giao.
Tài khoản 654- Chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia cứu trợ, hỗ trợ, viện trợ, có 2 Tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 6541- Năm trước: Phản ánh số chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia cứu trợ, hỗ trợ, viện trợ thực tế đã phát sinh năm trước nhưng chưa được kết chuyển sang TK 66123 “Chi nghiệp vụ dự trữ quốc gia” do chưa có dự toán được giao.
- Tài khoản 6542- Năm nay: Phản ánh số chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia cứu trợ, hỗ trợ, viện trợ thực tế đã phát sinh trong năm.
4. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
a) Chi phí cho công tác xuất hàng dự trữ quốc gia cứu trợ, hỗ trợ, viện trợ thực tế phát sinh tại đơn vị, ghi:
Nợ TK 654- Chi phí xuất hàng DTQG cứu trợ, hỗ trợ, viện trợ
Có TK 111- Tiền mặt (1111)
Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (11218)
Có TK 152- Nguyên liệu, vật liệu (15281)
Có TK 153- Công cụ, dụng cụ (15381)
Có TK 312- Tạm ứng
Có TK 331- Các khoản phải trả,
Có TK 342- Thanh toán nội bộ,
Có TK 334- Phải trả công chức, viên chức,
Có TK 336- Tạm ứng kinh phí
Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động.
Nếu rút dự toán chi trả chi phí cứu trợ, hỗ trợ, viện trợ hàng dự trữ quốc gia, đồng thời ghi: Có TK 008- Dự toán chi hoạt động (00821).
b) Những khoản chi sai, vượt tiêu chuẩn, định mức không được duyệt phải thu hồi, ghi:
Nợ TK 311- Các khoản phải thu (3118)
Có TK 653- Chi phí bảo quản hàng dự trữ quốc gia
c) Cuối kỳ, kết chuyển chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia cứu trợ, hỗ trợ, viện trợ theo định mức (phần tại cửa kho) và chi phí thực tế (phần ngoài cửa kho) sang TK 661, ghi:
Nợ TK 661- Chi hoạt động
Có TK 654- Chi phí xuất hàng DTQG cứu trợ, hỗ trợ, viện trợ.
d) Cuối kỳ, kế toán đơn vị dự trữ quốc gia xác định chênh lệch giữa chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia cứu trợ, hỗ trợ, viện trợ theo định mức được hưởng lớn hơn chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia cứu trợ, hỗ trợ, viện trợ thực tế phát sinh trong kỳ (phần có định mức), ghi:
Nợ TK 654- Chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia cứu trợ, hỗ trợ, viện trợ
Có TK 432- Quỹ tiết kiệm phí.
đ) Cuối năm, số chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia cứu trợ, hỗ trợ, viện trợ thực tế đã phát sinh nhưng chưa được kết chuyển sang Tài khoản 661 do chưa có dự toán được giao được chuyển từ TK 6542 “Năm nay” sang TK 6541 “Năm trước”, ghi:
Nợ TK 6541- Năm trước
Có TK 6542- Năm nay.
e) Năm sau, căn cứ dự toán được giao, lượng hàng thực tế xuất cứu trợ, hỗ trợ, viện trợ kế toán thực hiện kết chuyển chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia theo định mức được hưởng và chi phí thực tế (đối với chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia không có định mức) sang TK 66123 “Chi nghiệp vụ dự trữ quốc gia”.
+ Đầu năm sau, kết chuyển số chi phí đã phản ánh trên TK 6541 “Năm trước” sang TK 6542 “Năm nay”, ghi:
Nợ TK 6542- Năm nay
Có TK 6541- Năm trước.
+ Số chênh lệch giữa chi phí được hưởng theo định mức và chi phí thực tế phát sinh được quyết toán (chi phí thực tế phát sinh trong năm và năm trước) hạch toán như bút toán hướng dẫn tại điểm d khoản 4 Điều này.