Điều 13. Mở sổ ghi chép nội dung tiếp công dân
1. Việc tiếp công dân phải ghi chép thành biên bản, căn cứ biên bản ghi vào sổ theo dõi hoặc ghi trực tiếp vào sổ theo các tiêu chí cơ bản sau đây:
- Ngày tháng năm tiếp công dân;
- Họ tên, địa chỉ của người khiếu nại, tố cáo;
- Họ tên, chức vụ của người chủ trì tiếp công dân và những người cùng tham dự;
- Nội dung trình bày của người được tiếp; đơn và tài liệu gửi kèm theo đơn;
- Nội dung trao đổi, hướng dẫn, xử lý, kết luận của người chủ trì tiếp công dân.
2. Trường hợp công dân đến nhiều lần về một vụ việc thì cán bộ tiếp công dân phải kiểm tra và xác định số lần đã đến để ghi cụ thể vào sổ tiếp dân; khi thống kê báo cáo cần nêu cụ thể những trường hợp đến nhiều lần, đề xuất biện pháp xử lý.