Điều 45. Yêu cầu và vận hành hệ thống quản lý hồ sơ, dữ liệu đào tạo số
1. Cơ sở đào tạo được quyền tự chủ lựa chọn, đầu tư, phát triển hệ thống phần mềm hoặc nền tảng số để quản lý hồ sơ, dữ liệu đào tạo; không bắt buộc sử dụng một hệ thống phần mềm thống nhất nhưng phải tuân thủ chuẩn kiến trúc dữ liệu và danh mục dữ liệu dùng chung theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo và cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền và có khả năng kết nối với cơ sở dữ liệu chuyên ngành về giáo dục nghề nghiệp và các cơ sở dữ liệu khác khi được cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
2. Hệ thống quản lý hồ sơ, dữ liệu đào tạo số phải đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và quản trị tối thiểu sau:
a) Quản lý đồng bộ toàn bộ các nhóm hồ sơ, phân hệ dữ liệu đào tạo quy định tại Điều 43 và Điều 44 của Quy chế này; hỗ trợ giám sát trực tuyến toàn bộ quá trình tổ chức đào tạo.
b) Cho phép truy cập, khai thác và xử lý dữ liệu theo phân quyền chi tiết cho từng đơn vị, cá nhân; bảo đảm tính bảo mật và tính toàn vẹn của thông tin.
c) Kiểm soát chặt chẽ quyền chỉnh sửa dữ liệu; tự động ghi nhận, lưu trữ lịch sử cập nhật, hiệu chỉnh dữ liệu của người sử dụng (nhật ký hệ thống) để bảo đảm tính khách quan, ngăn chặn các hành vi can thiệp trái phép, làm sai lệch dữ liệu đánh giá và kết quả học tập.
d) Có khả năng trích xuất, in ấn hồ sơ, biểu mẫu điện tử (có chức năng tích hợp chữ ký số) hoặc trích xuất văn bản giấy phục vụ công tác quản lý, kiểm tra.
đ) Thiết lập cơ chế sao lưu dữ liệu tự động, định kỳ; bảo đảm an toàn, an ninh mạng và có phương án dự phòng, phục hồi dữ liệu khi xảy ra sự cố kỹ thuật.
3. Hệ thống quản lý hồ sơ, dữ liệu đào tạo phải được thiết kế chuẩn hóa, tích hợp sẵn các cổng kết nối, bảo đảm khả năng liên thông, chia sẻ và đồng bộ dữ liệu tự động lên cơ sở dữ liệu ngành phục vụ công tác báo cáo, thống kê và quản lý nhà nước theo quy định.
4. Các loại hồ sơ, bảng điểm, nhật ký hệ thống, minh chứng nộp bài trên hệ thống quản lý học tập (LMS) có chữ ký số hoặc cơ chế xác thực của cơ sở đào tạo được sử dụng trong công tác quản lý đào tạo, kiểm tra và hậu kiểm; giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu, chữ ký số thực hiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
5. Người đứng đầu cơ sở đào tạo quy định cụ thể:
a) Việc lựa chọn, triển khai, quản lý và vận hành hệ thống phần mềm, nền tảng số quản lý dữ liệu đào tạo tại đơn vị bảo đảm tính hiệu quả, an toàn.
b) Hệ thống biểu mẫu điện tử, quy trình tạo lập, thẩm quyền phê duyệt điện tử, thời hạn lưu trữ và các giải pháp bảo mật dữ liệu số phục vụ hoạt động điều hành, quản lý nội bộ của cơ sở đào tạo.