Điều 9. Thu, chi tiền mặt với khách hàng
1.Thu, chi tiền mặt với khách hàng phải kiểm đếm tờ (đối với tiền giấy) hoặc kiểm đếm miếng (đối với tiền kim loại) và theo đúng quy trình nghiệp vụ.
Việc chọn lọc, kiểm đếm tờ (miếng) đối với tiền mặt do khách hàng nộp vào thực hiện theo trình tự sau:
- Kiểm đếm tổng số: phải nhận cùng một lúc toàn bộ số tiền khách hàng nộp theo bảng kê (nếu có); kiểm đếm tổng số bó (mỗi bó đủ 10 thếp), túi…; sau đó kiểm đếm tờ (miếng) lẻ;
- Kiểm đếm tờ (miếng): mở bó (túi) tiền ra đếm kiểm từng tờ (miếng); vừa kiểm đếm, vừa chọn lọc, sắp xếp tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông riêng, tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông riêng. Chú ý phát hiện tiền lẫn loại, tiền giả, tiền mẫu… và xử lý theo chế độ hiện hành.
Không để lẫn lộn tiền đã đếm kiểm với tiền chưa đếm kiểm.
Để thực hiện được trình tự trên, cần phải hướng dẫn khách hàng sắp xếp tiền theo thếp, bó; phân loại riêng tiền đủ tiêu chuẩn lưu hành hay không đủ tiêu chuẩn lưu thông... trước khi nộp vào ngân hàng.
Trong bất kỳ trường hợp nào, cũng không được chi bó (túi, bao) tiền nguyên niêm phong (trên niêm phong ghi tên NHPT, NHNN, các TCTD hoặc Kho bạc Nhà nước (sau đây gọi tắt là KBNN)) cho khách hàng.
Khi thu, chi tiền mặt đối với khách hàng phải thực hiện theo đúng quy định tại phụ lục: PL 01/QĐ-KQ-04.
2. Thu nhận tiền theo túi niêm phong:
Để thu nhận hết tiền mặt cho khách hàng vào cuối ngày làm việc. Đơn vị có thể tổ chức thu nhận theo túi niêm phong. Khách hàng muốn thực hiện hình thức này phải có giấy đề nghị thu tiền mặt theo túi niêm phong (BM 01/QĐ-KQ-04) và lập giấy giao nhận tiền mặt theo túi niêm phong (BM 02/QĐ-KQ-04) gửi đến Ngân hàng. Ngày làm việc tiếp theo, Đơn vị phải tổ chức kiểm đếm tờ (đối với tiền giấy) hoặc kiểm đếm miếng (đối với tiền kim loại) có sự chứng kiến của khách hàng, hoặc thành lập Hội đồng kiểm đếm đếm nếu khách hàng có giấy uỷ quyền cho Đơn vị thu tiền theo túi niêm phong (BM 03/QĐ-KQ-04).
Việc thu tiền theo túi niêm phong được thực hiện khi khách hàng có đủ các điều kiện sau:
- Có tài khoản tiền gửi đang hoạt động tại Đơn vị.
- Có tín nhiệm với Đơn vị trong việc nộp tiền mặt.
- Thường xuyên nộp tiền mặt vào Đơn vị với số lượng lớn.
Nếu khách hàng nộp tiền, Đơn vị chưa kịp kiểm đếm thu theo túi niêm phong thì không được hạch toán ghi Có cho khách hàng ngay trong ngày làm việc; nếu Đơn vị đang kiểm đếm dở dang mà hết giờ làm việc thì được hạch toán ghi Có cho khách hàng toàn bộ số tiền khách hàng nộp (bao gồm số tiền đã kiểm đếm và chưa kiểm đếm).
Việc giao nhận tiền mặt theo túi niêm phong phải được thực hiện theo đúng quy trình tại phụ lục PL 02/QĐ-KQ-04.
3. Đối với việc thu giữ hộ tiền mặt qua đêm: Khách hàng không đủ các điều kiện nộp tiền theo túi niêm phong, nếu nộp tiền vào cuối ngày làm việc, Đơn vị không thể kiểm đếm được ngay thì nhận giữ hộ tiền mặt cho khách hàng qua đêm. Trước khi nhận giữ hộ, Thủ kho tiền (hoặc Thủ quỹ) phải chứng kiến khách hàng bỏ tiền vào túi; túi đựng tiền phải chắc chắn, không rách. Việc niêm phong miệng túi phải do khách hàng nộp tiền thực hiện. Niêm phong phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, ngày, tháng, năm và ký tên.
Sau khi niêm phong tiền đưa vào kho bảo quản, Đơn vị lập giấy giao nhận tiền mặt giữ hộ qua đêm (BM 05/QĐ-KQ-04), lập 2 bản: khách hàng giữ 01 bản, Đơn vị giữ 01 bản.
Ngày làm việc tiếp theo, Đơn vị phải tổ chức kiểm đếm tờ trước sự chứng kiến của khách hàng và tiến hành thu lại của khách hàng giấy giao nhận tiền mặt giữ hộ qua đêm.
4. Tổ chức thu, chi tiền lưu động tại doanh nghiệp.
Tuỳ theo tình hình đặc điểm của từng Đơn vị, Tổng Giám đốc giao cho Giám đốc Đơn vị quyết định nhưng phải đảm bảo yêu cầu an toàn tuyệt đối và phải thực hiện theo đúng quy trình thu chi tiền mặt, chấp hành các quy định có tính nguyên tắc:
a) Đơn vị phải cùng khách hàng ký kết hợp đồng để thoả thuận những điều khoản cụ thể về quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên.
b) Đơn vị phải có quyết định giao nhiệm vụ, có giấy uỷ quyền cho tổ lưu động. Tuỳ theo khối lượng tiền mà bố trí lao động nhưng ít nhất phải có 02 người trong đó có một người chịu trách nhiệm chính. Có nội quy làm việc và giao trách nhiệm cụ thể cho từng thành viên.
c) Tổ chức áp tải, bảo vệ trên đường vận chuyển theo đúng quy định về vận chuyển hàng đặc biệt trong quy định này.