Điều 23. Bảo quản tài sản khi thực hiện các dịch vụ ngân quỹ khác
1. Việc thực hiện dịch vụ cho thuê két sắt, Tổng Giám đốc có hướng dẫn riêng.
2. Dịch vụ bảo quản tài sản quý, giấy tờ có giá, giữ hộ tiền mặt qua đêm:
2.1. Các đơn vị thực hiện dịch vụ này cần đáp ứng những điều kiện sau đây
- Có khả năng quản lý tốt.
- Kho được xây dựng và gia cố chắc chắn, đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định, có thể bố trí được các gian kho riêng biệt hay khu riêng biệt trong các gian kho.
- Trong kho phải có đủ các phương tiện bảo quản như két, tủ sắt có khoá chắc chắn đảm bảo an toàn tuyệt đối tài sản cho khách hàng và Ngân hàng.
2.2. Tài sản quý, giấy tờ có giá của từng khách hàng phải được bảo quản trong hộp riêng, do khách hàng tự khoá (bằng khoá của khách hàng) và niêm phong (rõ chữ ký của khách hàng trên niêm phong).
2.3. Khi cung cấp dịch vụ bảo quản cho khách hàng, đơn vị phải lập hợp đồng bảo quản. Trong hợp đồng phải có các điều khoản về tên, địa chỉ, chứng minh thư người gửi hoặc tổ chức,người đại diện pháp nhân; các điều khoản về tài sản: số lượng, giá trị, quyền sở hữu hợp pháp của tài sản... quyền và trách nhiệm của các bên khi vi phạm hợp đồng, mức phí dịch vụ bảo quản, thời hạn bảo quản, trường hợp bất khả kháng, nếu hợp đồng được ký theo sự uỷ quyền thì giấy uỷ quyền phải được kèm theo cùng với hợp đồng.
2.4. Nhận và trả tài sản cho khách hàng:
Thủ quỹ (hoặc thủ kho) phải hướng dẫn và chứng kiến, giám sát khi khách hàng tự tay gói và niêm phong hiện vật quý, giấy tờ có giá của mình trước khi đưa vào trong hộp bảo quản cùng với bảng kê tài sản, tự khoá bằng khoá của khách hàng và niêm phong bên ngoài hộp tài sản.
Khi trả lại tài sản, thủ quỹ (hoặc thủ kho) yêu cầu khách hàng phải kiểm tra khoá và niêm phong hộp tài sản trước khi mở để nhận lại tài sản. Tự tay khách hàng huỷ niêm phong, mở khoá hộp tài sản với sự chứng kiến của Đơn vị.
Trường hợp niêm phong bị thay đổi mà tài sản bị thiếu hụt thì thủ kho phải hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Khi giao, nhận tài sản phải có biên bản giao nhận giữa khách hàng và Đơn vị.
2.5. Thủ kho phải mở sổ sách theo dõi và thực hiện kiểm kê đối chiếu định kỳ theo quy định hiện hành.
2.6. Đơn vị phải đảm bảo bí mật các thông tin về tài sản khách hàng gửi tại Đơn vị.
3. Quản lý hồ sơ tài sản thế chấp (TSTC), cầm cố (CC):
3.1. Lập hồ sơ TSTC, CC:
a) Phòng Tín dụng lưu giữ bản sao hồ sơ TSTC, CC. Phòng Kế toán lưu giữ bản gốc (đã niêm phong). Việc xuất, nhập kho bản gốc hồ sơ TSTC, CC phải có lệnh của Giám đốc Đơn vị hoặc Phó Giám đốc Đơn vị được Giám đốc ủy quyền.
b) Trưởng phòng tín dụng phải kiểm tra toàn bộ các hồ sơ tài liệu trước khi cán bộ tín dụng thực hiện niêm phong, đồng thời phải chứng kiến và giám sát toàn bộ quá trình niêm phong do cán bộ tín dụng thực hiện.
c) Sau khi toàn bộ hồ sơ đã được Trưởng phòng tín dụng kiểm tra, cán bộ tín dụng cho toàn bộ các giấy tờ gốc vào một túi hồ sơ dán kín lại và ký niêm phong (ký ít nhất 03 chữ ký vào những điểm giáp nối) sau đó lấy thêm chữ ký của Trưởng phòng tín dụng và Giám đốc Đơn vị. Thực hiện chuyển hồ sơ gốc TSTC, CC cho Thủ kho để lưu giữ và bảo quản.
Trên túi hồ sơ phải ghi rõ những nội dung sau:
- Số hồ sơ, số hợp đồng tín dụng và số khế ước;
- Tên chủ đầu tư;
- Tên bên bảo đảm;
- Số tiền vay;
- Tên tài sản bảo đảm và giấy tờ của TSTC, CC;
- Giá trị TSTC, CC.
3.2. Giao hồ sơ niêm phong cho Thủ kho:
Khi nhận hồ sơ TSTC, CC Thủ kho căn cứ:
a) Phiếu nhập kho TSTC, CC do kế toán lập (03 liên) có đầy đủ chữ ký của Kế toán viên, Trưởng phòng Tài chính kế toán, Giám đốc.
b) Các giấy tờ ghi trên phiếu nhập kho do cán bộ tín dụng chuyển cho Thủ kho.
Thủ kho kiểm tra túi niêm phong hồ sơ TSTC, CC về tính nguyên vẹn của bao bì hồ sơ, có đầy đủ chữ ký theo quy định thì ký vào phiếu nhập kho và nhận bảo quản trong két, tủ sắt có khóa để trong kho.
Phiếu nhập kho TSTC, CC được xử lý như sau:
- 1 liên Thủ kho lưu để ghi sổ;
- 1 liên giao cho cán bộ tín dụng để theo dõi;
- 1 liên giao cho kế toán làm chứng từ nhập ngoại bảng.
3.2. Khi xuất kho TSTC, CC: Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho do kế toán lập (03 liên) có đầy đủ chữ ký của Kế toán viên, Trưởng phòng Tài chính kế toán, Giám đốc; tiến hành giao hồ sơ TSTC, CC cho cán bộ tín dụng.
a) Nếu vẫn còn nguyên niêm phong thì cán bộ tín dụng ký nhận vào phiếu xuất kho, sau đó làm thủ tục trả cho khách hàng.
b) Nếu còn nguyên niêm phong và xảy ra thiếu mất hồ sơ TSTC, CC thì cán bộ tín dụng, Trưởng phòng tín dụng phải chịu trách nhiệm cá nhân.
c) Nếu mất niêm phong và xảy ra thiếu mất hồ sơ TSTC, CC thì Thủ kho phải chịu trách nhiệm cá nhân.
d) Nếu mất niêm phong và xảy ra thiếu mất hồ sơ TSTC, CC do nguyên nhân khách quan như bị kẻ gian đột nhập phá hoại…thì xác định trách nhiệm đối với những người liên quan đến quản lý kho tiền.
Phiếu xuất kho TSTC, CC được xử lý như sau:
- 1 liên Thủ kho lưu để ghi sổ;
- 1 liên giao cho cán bộ tín dụng để theo dõi;
- 1 liên giao cho kế toán làm chứng từ xuất ngoại bảng.
Thủ kho phải mở sổ sách (BM 09/QĐ-KQ-04), ghi chép nhập, xuất từng lần giao dịch và thực hiện kiểm đếm, đối chiếu định kỳ khớp đúng với sổ sách kế toán.