Điều 18. Trình tự, thủ tục cấp lần đầu Giấy chứng nhận cho cá nhân
1. Thành phần hồ sơ:
a) Bản chính Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận (theo mẫu được ban hành kèm theo Quy định này).
Ủy ban nhân dân cấp xã (xã, phường, thị trấn) có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận, thẩm tra, xác minh và xác nhận vào Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận trong thời hạn không quá 07 ngày làm việc.
b) Bản sao (02 bản) một trong các loại giấy tờ hợp lệ chứng minh việc tạo lập nhà ở, công trình xây dựng theo quy định tại Mục 1, Chương II của Quy định này. Ngoài ra có yêu cầu nợ tiền sử dụng đất, cá nhân là người Việt Nam định cư ở nước ngoài, người đề nghị cấp Giấy chứng nhận là người đại diện khai trình thì phải nộp các loại giấy tờ sau.
- Trường hợp cá nhân trong nước có yêu cầu ghi nợ tiền sử dụng đất thì phải nộp Đơn đề nghị ghi nợ.
- Trường hợp cá nhân là người Việt Nam định cư tại nước ngoài thì phải có thêm bản sao có công chứng hoặc chứng thực các giấy tờ chứng minh thuộc đối tượng được sở hữu nhà ở tại Việt Nam theo quy định tại Điều 65 Nghị định
90/2006/NĐ-CP và bản sao hộ chiếu hợp lệ.
- Trường hợp người đề nghị cấp Giấy chứng nhận là người đại diện khai trình (trường hợp nêu tại Điểm c khoản 7 Điều 7 của Quy định này), phải có giấy tờ chứng minh có mối quan hệ với người tạo lập nhà đất theo quy định pháp luật về dân sự và hôn nhân gia đình.
c) Bản chính Bản vẽ sơ đồ nhà ở - đất ở, sơ đồ công trình xây dựng.
2. Nộp hồ sơ và nhận kết quả:
a) Cá nhân đề nghị cấp Giấy chứng nhận lập thành phần hồ sơ theo khoản 1 của Điều này, nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi có nhà ở, công trình xây dựng đề nghị cấp Giấy chứng nhận.
b) Trường hợp cá nhân không trực tiếp nộp hồ sơ thì ủy quyền hợp pháp cho người đại diện để thay mặt làm thủ tục cấp Giấy chứng nhận (theo mẫu Giấy ủy quyền kèm theo Quy định này).
c) Trường hợp cá nhân mua nhà ở của doanh nghiệp có chức năng đầu tư xây dựng nhà ở để bán, thì cá nhân mua nhà ở phải kê khai, ký vào đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận và doanh nghiệp có trách nhiệm thay mặt bên mua làm thủ tục đề nghị cấp Giấy chứng nhận cho bên mua nhà.
3. Trình tự giải quyết hồ sơ:
Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm tổ chức phân công, chỉ đạo việc thực hiện cấp Giấy chứng nhận; quy định rõ trình tự và thời gian phối hợp thực hiện hồ sơ giữa Phòng cấp Giấy chứng nhận với các phòng chuyên môn có liên quan và Ủy ban nhân dân cấp xã; bảo đảm thời hạn giải quyết cấp Giấy chứng nhận không quá 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, theo trình tự và nội dung sau:
a) Tiếp nhận hồ sơ: tổ chức việc tiếp nhận và bố trí nơi tiếp nhận hồ sơ cấp Giấy chứng nhận trên nguyên tắc tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân đề nghị cấp Giấy chứng nhận (có thể bố trí chung với nơi nhận hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất); phân công cán bộ có năng lực để tiếp nhận hồ sơ:
- Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra thành phần hồ sơ, nếu đã đầy đủ thành phần theo quy định thì viết Biên nhận hồ sơ cho người đề nghị cấp Giấy chứng nhận.
- Trường hợp Bản vẽ sơ đồ nhà ở - đất ở do chủ sở hữu tự đo vẽ hoặc các trường hợp cần thiết phải thẩm tra Bản vẽ sơ đồ nhà ở, công trình xây dựng thì phải thông báo cho người đề nghị cấp giấy thời gian thẩm tra Bản vẽ và trong Biên nhận hồ sơ phải hẹn thời gian đến kiểm tra tại thực địa là không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày cấp Biên nhận hồ sơ. Việc kiểm tra thực địa không tính vào thời hạn cấp Giấy chứng nhận.
- Trường hợp hồ sơ thuộc diện có thực hiện nghĩa vụ tài chính tại cơ quan thuế thì cán bộ tiếp nhận phát tờ khai và hướng dẫn cho cá nhân kê khai theo mẫu quy định để nộp cùng lúc với thành phần hồ sơ.
- Trường hợp hồ sơ thuộc diện không được cấp Giấy chứng nhận theo quy định tại Điều 5 của Quy định này cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải thông báo và nêu rõ lý do cho người nộp hồ sơ biết. Nếu hồ sơ chưa đủ thành phần thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm hướng dẫn cụ thể để người nộp hồ sơ bổ sung.
b) Thẩm tra hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận:
- Phòng cấp Giấy chứng nhận có trách nhiệm kiểm tra các yếu tố về quy hoạch xây dựng; kiểm tra yếu tố pháp lý, kỹ thuật về nhà ở - đất ở, công trình xây dựng; đối chiếu các tài liệu lưu trữ có liên quan hoặc trao đổi, xác minh tại các cơ quan có liên quan; phối hợp thực hiện việc chỉnh lý các thông tin về đất đai đối với trường hợp cấp Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở (nhà, đất chung 01 giấy) và các thông tin liên quan (nếu có).
- Trường hợp khi thẩm tra Bản vẽ sơ đồ nhà ở- đất ở, sơ đồ công trình xây dựng mà phát hiện cần phải điều chỉnh Bản vẽ thì Phòng cấp Giấy chứng nhận phải thông báo cho cá nhân đề nghị cấp giấy biết để thực hiện điều chỉnh lại. Đối với nhà ở, công trình có phần diện tích vi phạm xây dựng thì phải kiểm tra xác định phần diện tích vi phạm xây dựng và căn cứ quy định tại Quyết định
39/2005/QĐ-TTg và quy định pháp luật về xây dựng để xem xét việc đủ điều kiện cho phép tồn tại đối với diện tích vi phạm xây dựng khi cấp Giấy chứng nhận.
- Thời gian thực hiện điều chỉnh về sơ đồ nhà ở - đất ở, sơ đồ công trình xây dựng hoặc thời gian thực hiện bước xử lý các hồ sơ có vi phạm xây dựng là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ và không tính vào thời gian cấp Giấy chứng nhận:
c) Tổng hợp, ký duyệt và thực hiện thông báo nghĩa vụ tài chính:
- Lập Quyết định cấp Giấy chứng nhận (đối với trường hợp cấp lần đầu), thể hiện sơ đồ nhà ở - đất ở, sơ đồ công trình xây dựng và nội dung Giấy chứng nhận, lập Phiếu chuyển hồ sơ thực hiện nghĩa vụ tài chính (nếu có), trình Ủy ban nhân dân cấp huyện ký duyệt.
- Đối với các trường hợp phải nộp trước bạ hoặc thực hiện nghĩa vụ tài chính về đất đai, thì sau khi Quyết định và Giấy chứng nhận được ký duyệt, Phòng cấp Giấy chứng nhận chuyển hồ sơ đến cơ quan thuế để cơ quan thuế thực hiện tính toán cụ thể các khoản nghĩa vụ tài chính mà cá nhân đề nghị cấp Giấy chứng nhận phải nộp. Hồ sơ chuyển đến cơ quan thuế gồm có thành phần hồ sơ đề nghị cấp giấy và Phiếu chuyển hồ sơ. Sau khi có Thông báo số tiền nghĩa vụ tài chính, Phòng cấp Giấy chứng nhận thông báo và hướng dẫn cho cá nhân nộp tiền theo quy định.
- Vào Sổ đăng ký quyền sở hữu nhà ở, Sổ đăng ký quyền sở hữu công trình xây dựng.
d) Phát Giấy chứng nhận:
- Hướng dẫn chủ sở hữu khi nhận Quyết định và Giấy chứng nhận phải ký nhận vào Sổ đăng ký; phát cho chủ sở hữu hoặc người được ủy quyền bản chính quyết định và Giấy chứng nhận, kèm theo bản sao Bản vẽ sơ đồ nhà ở, công trình được cấp giấy.
- Trước khi phát bản chính Giấy chứng nhận, cán bộ phát Giấy chứng nhận có trách nhiệm đề nghị chủ sở hữu phải nộp lệ phí cấp Giấy chứng nhận theo quy định tại Điều 9 của Quy định này và nộp lại các giấy tờ liên quan đến hồ sơ cấp Giấy chứng nhận, gồm bản chính Biên nhận hồ sơ; bản chính các giấy tờ về tạo lập nhà ở - đất ở, giấy tờ tạo lập công trình xây dựng mà trong hồ sơ đã nộp là bản sao (trừ Quyết định phê duyệt dự án, Giấy chứng nhận đầu tư); bản chính Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (trừ trường hợp cấp Giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng và cấp Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở theo mẫu quy định tại khoản 2 - Điều 44 Nghị định 90/2006/NĐ-CP); bản sao Tờ khai trước bạ và Biên lai thu các khoản nghĩa vụ tài chính đã được thông báo; kiểm tra các lỗi sai sót trên Giấy chứng nhận và đề nghị chỉnh sửa lại (nếu có).
- Cán bộ thực hiện việc phát Giấy chứng nhận không được trì hoãn việc phát Giấy chứng nhận cho chủ sở hữu, trừ trường hợp có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
- Đối với trường hợp cấp Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở (nhà, đất chung 01 giấy) thì trong thời hạn không quá 07 ngày làm việc kể từ khi phát Giấy chứng nhận, Phòng cấp Giấy chứng nhận phải gửi 01 bản chính Quyết định cấp Giấy chứng nhận và 01 bản sao Giấy chứng nhận đến cơ quan quản lý đất đai cùng cấp để cập nhật thông tin quản lý về đất đai, trừ trường hợp Phòng cấp Giấy chứng nhận là Phòng Tài nguyên và Môi trường.
4. Căn cứ tình hình thực tế của địa phương, Ủy ban nhân dân cấp huyện có thể tổ chức và chỉ đạo cho Ủy ban nhân dân cấp xã nhận hồ sơ. Trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ đề nghị cấp giấy, Ủy ban nhân dân cấp xã phải chuyển hồ sơ đến Ủy ban nhân dân cấp huyện để thực hiện theo trình tự đã nêu tại khoản 3 Điều này.
5. Đối với hồ sơ đã được tiếp nhận nhưng chưa đủ hoặc không đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận, thì Phòng cấp Giấy chứng nhận phải có văn bản trả lời nêu rõ lý do chưa hoặc không giải quyết cấp Giấy chứng nhận trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ.