Điều 23. Các biểu mẫu và nguyên tắc, cách thức ghi, sử dụng các loại biểu mẫu trong giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính
1. Các biểu mẫu trong giải quyết thủ tục hành chính được quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy định này, bao gồm:
a) Mẫu số 01: Phiếu hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ;
b) Mẫu số 02: Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả;
c) Mẫu số 03: Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ;
d) Mẫu số 04: Phiếu từ chối tiếp nhận hồ sơ;
đ) Mẫu số 05: Thông báo hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết;
e) Mẫu số 06: Văn bản xin lỗi và đề nghị gia hạn thời gian giải quyết;
g) Mẫu số 07: Thông báo dừng giải quyết hồ sơ;
h) Mẫu số 08: Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ;
i) Mẫu số 09: Sổ theo dõi hồ sơ.
Các loại biểu mẫu được cập nhật và in từ Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc Hệ thống thông tin phục vụ công tác giám sát, đánh giá việc giải quyết thủ tục hành chính.
2. Nguyên tắc, cách thức ghi, sử dụng các loại biểu mẫu trong giải quyết thủ tục hành chính tại khoản 1 Điều này thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Thông tư số 03/2025/TT-VPCP và các nguyên tắc sau:
a) Việc lưu vết quá trình giải quyết hồ sơ và theo dõi hồ sơ được thực hiện tự động trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính.
b) Trường hợp xảy ra các sự cố dẫn đến không thể sử dụng Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên sử dụng Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ, Sổ theo dõi hồ sơ để theo dõi quá trình tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính.