Điều 12. Nguyên tắc, cách thức ghi, sử dụng các loại biểu mẫu và lưu trữ các báo cáo, hồ sơ, sổ sách
1. Các loại biểu mẫu quy định tại khoản 1 Điều 11 của Thông tư này phải đảm bảo nguyên tắc, yêu cầu sau:
a) Được cập nhật trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, có thể in ra để tra cứu khi cần thiết;
b) Các thông tin về thủ tục hành chính tại Mẫu Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01), Sổ theo dõi hồ sơ (Mẫu số 07) được trích xuất từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính; các thông tin về người dân, doanh nghiệp được trích xuất từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
c) Ngoài các thông tin được tích hợp tự động, cán bộ, công chức, viên chức và nhân viên phải điền đầy đủ, rõ ràng, chính xác nội dung yêu cầu khác trong quá trình hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính;
d) Được ký điện tử theo quy định hiện hành của pháp luật về chữ ký điện tử.
2. Việc lưu trữ các báo cáo, hồ sơ, sổ sách được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ và pháp luật có liên quan.