Điều 5. Quy định về xin lỗi và trách nhiệm giải trình của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong công tác giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính
1. Đối với hồ sơ dự kiến quá hạn giải quyết, trong thời hạn chậm nhất 01 ngày trước ngày hết hạn, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chủ trì giải quyết hồ sơ phải thông báo bằng văn bản cho Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, cấp xã và thực hiện việc xin lỗi tổ chức, cá nhân, trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời gian đề nghị gia hạn trả kết quả theo mẫu Văn bản xin lỗi và đề nghị gia hạn thời gian giải quyết.
2. Trường hợp yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ quá một lần, Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, cấp xã phải thực hiện xin lỗi tổ chức, cá nhân do công tác kiểm tra, hướng dẫn ban đầu của người tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, cấp xã chưa đầy đủ, chưa chính xác theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 14 Quy định này.
3. Trường hợp hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính bị sai, bị mất, bị thất lạc hoặc bị hư hỏng, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có sai sót hoặc làm mất, thất lạc, hư hỏng hồ sơ thực hiện xin lỗi tổ chức, cá nhân về các sự cố theo khoản 1 và khoản 2 Điều 23 Nghị định số 118/2025/NĐ-CP.
4. Trường hợp vi phạm quy định về những hành vi không được làm trong giải quyết thủ tục hành chính
a) Thủ trưởng cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã chịu trách nhiệm xin lỗi tổ chức, cá nhân khi cán bộ, công chức, viên chức thuộc quyền quản lý vi phạm quy định về những hành vi không được làm theo khoản 1 Điều 5 Nghị định số 118/2025/NĐ-CP và khoản 3, khoản 4 Điều 4 Quy định này.
b) Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, cấp xã chịu trách nhiệm xin lỗi tổ chức, cá nhân khi người tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, cấp xã vi phạm quy định về những hành vi không được làm theo các khoản 1, 3 và 4 Điều 4 Quy định này; đồng thời thực hiện xin lỗi khi hành vi vi phạm theo khoản 2 Điều 4 Quy định này dẫn đến việc cung cấp thông tin sai lệch về trạng thái trả kết quả giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính, gây bức xúc cho tổ chức, cá nhân.
c) Thủ trưởng cơ quan có thẩm quyền ký hợp đồng cung ứng dịch vụ bưu chính công ích, hợp đồng để thực hiện công việc hỗ trợ chịu trách nhiệm xin lỗi tổ chức, cá nhân khi nhân viên của doanh nghiệp cung ứng dịch vụ theo điểm d khoản 2 Điều 1 Quy định này vi phạm quy định về những hành vi không được làm tại khoản 3 Điều 5 Nghị định số 118/2025/NĐ-CP.
d) Ngoài trách nhiệm xin lỗi theo điểm a và điểm c khoản này, các hành vi liên quan đến việc tiết lộ thông tin, dữ liệu cá nhân theo điểm d khoản 1 và điểm c khoản 3 Điều 5 Nghị định số 118/2025/NĐ-CP được xử lý theo quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân và các quy định pháp luật khác có liên quan.
5. Các văn bản xin lỗi theo quy định tại các khoản 1, 2, 3 và 4 Điều này được cơ quan, đơn vị thực hiện việc xin lỗi gửi đến tổ chức, cá nhân thông qua đường bưu điện, niêm yết công khai tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, cấp xã, Trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị, địa phương trong thời hạn ít nhất 30 ngày; đồng thời được cập nhật vào hồ sơ điện tử giải quyết thủ tục hành chính trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính và lưu giữ trong hồ sơ công việc.