Điều 19. Giải quyết thủ tục hành chính
1. Sau khi nhận hồ sơ thủ tục hành chính, người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền phân công cán bộ, công chức, viên chức xử lý xem xét, thẩm định hồ sơ, trình phê duyệt kết quả giải quyết thủ tục hành chính.
2. Cán bộ, công chức, viên chức kiểm tra thông tin trên tài liệu điện tử mà người tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, cấp xã chuyển đến; bóc tách, cập nhật thông tin, dữ liệu điện tử của giấy tờ trên hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu, ký số của cơ quan, tổ chức vào bản sao y đối với thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết thủ tục hành chính hoặc thành phần hồ sơ phải số hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành thuộc phạm vi quản lý của cơ quan, đơn vị.
Dữ liệu điện tử của giấy tờ phải có tối thiểu các trường thông tin: Mã loại giấy tờ; số định danh của tổ chức, cá nhân, trường hợp cá nhân không có số định danh cá nhân thì phải bổ sung họ tên, năm sinh, ngày cấp, cơ quan cấp; tên giấy tờ; trích yếu nội dung chính của giấy tờ; thời hạn có hiệu lực; phạm vi có hiệu lực (nếu có). Các thông tin, dữ liệu khác được thực hiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
Việc bóc tách dữ liệu của giấy tờ được thực hiện theo quy định tại Điều 6 Thông tư số 03/2025/TT-VPCP.
3. Đối với thủ tục hành chính không quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ, lấy ý kiến của cơ quan, tổ chức có liên quan, cán bộ, công chức, viên chức được giao xử lý hồ sơ thực hiện thẩm định, trình cấp có thẩm quyền quyết định; cập nhật thông tin vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính; trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo khoản 1 Điều 21 Quy định này. Trường hợp sau khi thẩm định không đủ điều kiện giải quyết, cơ quan giải quyết thủ tục hành chính trả lại hồ sơ và thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ theo mẫu Thông báo hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết để gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, cấp xã. Thông báo phải được ký số và nhập vào mục trả kết quả của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định.
4. Trường hợp hồ sơ thủ tục hành chính theo quy định phải thực hiện thẩm tra, xác minh hoặc lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị có liên quan trong quá trình giải quyết
a) Cán bộ, công chức, viên chức được phân công xử lý hồ sơ có trách nhiệm thực hiện việc thẩm tra, xác minh theo quy định. Quá trình thẩm tra, xác minh được lập thành hồ sơ, bảo đảm đầy đủ thông tin và được lưu vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính. Trường hợp cần có sự tham gia của tổ chức, cá nhân để phục vụ việc thẩm tra, xác minh, cơ quan giải quyết thủ tục hành chính có trách nhiệm thông báo cụ thể về thời gian, địa điểm, thành phần và nội dung cần xác minh cho tổ chức, cá nhân qua tài khoản hoặc qua chức năng gửi thư điện tử hoặc gửi tin nhắn điện thoại tự động của Cổng Dịch vụ công quốc gia;
b) Việc lấy ý kiến các cơ quan, đơn vị liên quan trong quy trình giải quyết thủ tục hành chính được thực hiện theo phương thức gửi văn bản điện tử thông qua Hệ thống Văn phòng điện tử, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc văn bản giấy theo quy định pháp luật, trong đó nêu rõ nội dung, thời hạn lấy ý kiến và phương thức trả lời;
c) Cơ quan, đơn vị được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời các nội dung được xin ý kiến bằng văn bản theo thời hạn quy định và chịu trách nhiệm về nội dung trả lời. Trường hợp quá thời hạn mà chưa có văn bản trả lời, cơ quan, đơn vị chủ trì giải quyết hồ sơ thông báo cho người đứng đầu Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, cấp xã đã chuyển hồ sơ về việc chậm trễ để phối hợp xử lý theo quy định.
Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, cấp xã có trách nhiệm đôn đốc, đề nghị cơ quan, đơn vị được lấy ý kiến làm rõ lý do trả lời chậm trễ và cam kết thời gian trả lời với cơ quan chủ trì giải quyết hồ sơ; tổng hợp danh sách các cơ quan, đơn vị, cá nhân thường xuyên chậm trễ tham gia ý kiến trong quy trình giải quyết hồ sơ làm cơ sở để báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét trong công tác đánh giá, xếp loại chất lượng và bình xét thi đua, khen thưởng hằng năm.
Trên cơ sở cam kết của các cơ quan, đơn vị được lấy ý kiến, cơ quan, đơn vị chủ trì giải quyết hồ sơ xem xét, đánh giá khả năng quá hạn giải quyết hồ sơ để chủ động gửi văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân và đề nghị gia hạn thời gian giải quyết theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Quy định này;
d) Toàn bộ quá trình thẩm tra, xác minh, lấy ý kiến (bao gồm thông tin về cơ quan lấy ý kiến, cơ quan được lấy ý kiến, nội dung, thời hạn lấy ý kiến) và kết quả thực hiện (bao gồm kết quả thẩm tra, xác minh, kết quả trả lời của cơ quan, đơn vị liên quan) phải được số hóa, cập nhật đầy đủ, chính xác, kịp thời vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Việc số hóa quy định tại điểm này được thực hiện theo khoản 1 Điều 5 Thông tư số 03/2025/TT-VPCP.
5. Đối với hồ sơ qua thẩm tra, thẩm định chưa đủ điều kiện giải quyết, cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính trả lại hồ sơ cho Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, cấp xã kèm theo thông báo bằng văn bản trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính. Văn bản nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung theo mẫu Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ để gửi cho tổ chức, cá nhân. Thời gian thông báo trả lại hồ sơ không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định cụ thể về thời gian. Thời hạn giải quyết được tính lại từ đầu sau khi nhận đủ hồ sơ. Sau 15 ngày kể từ khi thông báo hoặc theo thời hạn quy định của pháp luật chuyên ngành, nếu tổ chức, cá nhân không hoàn thành việc hoàn thiện hồ sơ, người tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, cấp xã thực hiện đóng hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính.
6. Việc thực hiện xin lỗi và đề nghị gia hạn trả kết quả đối với hồ sơ dự kiến quá hạn giải quyết được thực hiện theo khoản 1 Điều 5 Quy định này. Việc hẹn lại ngày trả kết quả được thực hiện không quá một lần.
Căn cứ Văn bản xin lỗi và đề nghị gia hạn thời gian giải quyết, người tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, cấp xã điều chỉnh lại thời gian trả kết quả xử lý trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, đồng thời gửi thông báo đến tổ chức, cá nhân qua thư điện tử, tin nhắn, điện thoại hoặc mạng xã hội được cấp có thẩm quyền cho phép (nếu có). Thời gian đề nghị gia hạn trả kết quả tối đa bằng thời gian giải quyết thủ tục hành chính theo quy định.