Điều 15. Tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính
1. Đối với hồ sơ được tiếp nhận theo các cách thức quy định tại điểm a và điểm b khoản 1 Điều 13 Quy định này, người tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, cấp xã kiểm tra tình trạng tài khoản định danh điện tử, xem xét tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ và cập nhật thông tin hồ sơ, các bước thực hiện vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính.
a) Kiểm tra, xác thực tài khoản định danh điện tử của cá nhân, tổ chức thông qua số định danh cá nhân của công dân Việt Nam hoặc số định danh (hoặc số hộ chiếu hoặc số giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế) của người nước ngoài và số định danh của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính thông qua việc kết nối, chia sẻ dữ liệu với Hệ thống định danh và xác thực điện tử.
Trường hợp cá nhân, tổ chức chưa có tài khoản định danh điện tử, người tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, cấp xã hướng dẫn cá nhân, tổ chức thực hiện hoặc hỗ trợ tạo tài khoản định danh điện tử mức độ 01 cho cá nhân theo trình tự, thủ tục quy định tại khoản 1 Điều 10, khoản 1 Điều 11 hoặc tài khoản định danh điện tử cho tổ chức theo Điều 12 Nghị định số 69/2024/NĐ-CP quy định về định danh và xác thực điện tử. Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục hành chính, tài khoản định danh điện tử được tạo lập là tài khoản định danh điện tử của tổ chức, cá nhân ủy quyền;
b) Kiểm tra dữ liệu điện tử của thành phần hồ sơ. Trường hợp các thành phần hồ sơ thủ tục hành chính đã có dữ liệu điện tử bảo đảm giá trị pháp lý và có thể khai thác thông qua kết nối, chia sẻ giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính với các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, hệ thống thông tin dùng chung, Cổng Dịch vụ công quốc gia thì tổ chức, cá nhân không phải khai lại thông tin hoặc nộp lại hồ sơ, giấy tờ, tài liệu; người tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, cấp xã kiểm tra và chuyển vào hồ sơ thủ tục hành chính điện tử cho tổ chức, cá nhân.
Trường hợp khi tiếp nhận, phát hiện thông tin trong hồ sơ, giấy tờ chưa có sự thống nhất với thông tin, dữ liệu, hồ sơ, giấy tờ điện tử trong các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành thì thực hiện tiếp nhận hồ sơ giấy; việc điều chỉnh, sửa đổi thông tin thực hiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành;
c) Kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác theo quy định, người tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn đại diện tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 14 Quy định này và nêu rõ lý do theo mẫu Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.
Trường hợp từ chối tiếp nhận hồ sơ, người tiếp nhận hồ sơ phải nêu rõ lý do theo mẫu Phiếu từ chối tiếp nhận hồ sơ.
Trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định, người tiếp nhận hồ sơ thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ và lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; sao chụp từng loại giấy tờ chuyển thành bản điện tử và dùng chữ ký số cá nhân được cấp để ký trên bản sao chụp điện tử, chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, toàn vẹn, chính xác với các nội dung theo bản giấy, cập nhật vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính và chuyển đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo quy định tại Điều 18 Quy định này.
d) Việc sao chụp giấy tờ chuyển sang bản điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 5 Thông tư số 03/2025/TT-VPCP.
2. Đối với hồ sơ được nộp trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công quốc gia phản hồi tự động cho tổ chức, cá nhân để ghi nhận việc thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến và chuyển hồ sơ về Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính có thẩm quyền giải quyết. Trong vòng 02 giờ kể từ khi Cổng Dịch vụ công quốc gia phản hồi cho tổ chức, cá nhân, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính có thông báo với người tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, cấp xã để xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ.
a) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác theo quy định, người tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn đại diện tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 14 Quy định này và nêu rõ lý do theo mẫu Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ phải được ký số bằng chữ ký số cá nhân của người tiếp nhận hồ sơ, đồng thời được đính kèm với hồ sơ điện tử.
Trường hợp từ chối tiếp nhận vì hồ sơ không thuộc thẩm quyền giải quyết hoặc không đủ điều kiện theo quy định, người tiếp nhận hồ sơ phải nêu rõ lý do theo mẫu Phiếu từ chối tiếp nhận hồ sơ. Phiếu từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được ký số bằng chữ ký số cá nhân của người tiếp nhận hồ sơ, đồng thời được đính kèm với hồ sơ điện tử;
b) Nếu hồ sơ của tổ chức, cá nhân đầy đủ, đúng quy định thì tiếp nhận và chuyển đến cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo quy định tại Điều 18 Quy định này;
c) Người tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, cấp xã thông báo về việc tiếp nhận chính thức, yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung hoặc từ chối tiếp nhận hồ sơ cho tổ chức, cá nhân không muộn hơn 08 (tám) giờ làm việc kể từ khi Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tiếp nhận hồ sơ hoặc theo thời hạn được quy định tại pháp luật chuyên ngành. Thông báo tiếp nhận, yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung hoặc từ chối tiếp nhận hồ sơ được gửi đến tài khoản của tổ chức, cá nhân trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc qua chức năng gửi thư điện tử hoặc gửi tin nhắn điện thoại tự động của Cổng Dịch vụ công quốc gia.
3. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quy định cụ thể quy trình tiếp nhận đối với trường hợp hồ sơ được nộp trực tiếp tại các điểm tiếp nhận hồ sơ khác theo quy định tại khoản 2 Điều 13 Quy định này.
4. Thời gian giải quyết thủ tục hành chính được tính từ thời điểm hồ sơ đã được tiếp nhận đầy đủ, hợp lệ và được thể hiện trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Mỗi hồ sơ thủ tục hành chính sau khi được tiếp nhận sẽ được cấp 01 (một) Mã số hồ sơ được ghi trong Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Tổ chức, cá nhân sử dụng Mã số hồ sơ để tra cứu tình trạng giải quyết thủ tục hành chính tại Cổng Dịch vụ công quốc gia.
5. Trường hợp thủ tục hành chính có quy định phải trả kết quả giải quyết ngay sau khi tiếp nhận, giải quyết, nếu hồ sơ đã đầy đủ, chính xác, đủ điều kiện tiếp nhận, người tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, cấp xã không phải lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, nhưng phải cập nhật tình hình, kết quả giải quyết vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính; trường hợp người nộp hồ sơ yêu cầu phải có Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì cung cấp cho người nộp hồ sơ.
6. Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, cấp xã được cơ quan có thẩm quyền phân công, ủy quyền giải quyết thì thực hiện theo quy định tại Điều 19 Quy định này và cập nhật tình hình, kết quả giải quyết vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính.