Điều 38. Hủy và hoàn trả Lệnh thanh toán theo yêu cầu của khách hàng
1. Xử lý tại đơn vị khởi tạo:
Khi tiếp nhận Yêu cầu huỷ Lệnh thanh toán Có hoặc Lệnh Hủy Lệnh thanh toán Nợ của khách hàng, đơn vị khởi tạo phải kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ này, đối chiếu với Lệnh thanh toán sẽ bỉ hủy. Nếu không hợp lệ thì trả lại cho khách hàng, nếu hợp lệ thì xử lý như sau:
a) Đối với Lệnh thanh toán chưa được thực hiện hoặc chưa gửi đi: xử lý theo thủ tục Huỷ lệnh thanh toán, đơn vị khởi tạo gửi cho khách hàng thông báo chấp nhận Lệnh Hủy và không thực hiện Lệnh thanh toán đó (không hạch toán).
b) Đối Lệnh thanh toán đã được thực hiện và gửi đi nhưng còn trong hàng đợi tại Trung tâm thanh toán Quốc gia (do tài khoản tiền gửi thanh toán chưa đủ tiền), xử lý theo thủ tục Huỷ (có hạch toán) Lệnh thanh toán:
* Đối với Lệnh Hủy Lệnh thanh toán Có:
+ Căn cứ vào yêu cầu huỷ hợp lệ của khách hàng, kế toán viên chuyển tiền bổ sung các yếu tố cần thiết của Lệnh huỷ theo theo quy định (Biểu số: TTLNH-05) và ghi Mã khoá bảo mật của mình lên Lệnh huỷ
+ Người kiểm soát phải kiểm soát lại các yếu tố của của Lệnh huỷ vừa lập với yêu cầu huỷ của khách hàng để bảo đảm sự chính xác và khớp đúng. Nếu đúng, người kiểm soát ghi Mã khoá bảo mật của mình lên Lệnh huỷ để gửi đi.
+ Ghi nhập Sổ theo dõi Lệnh huỷ Lệnh thanh toán Có gửi đi (không hạch toán nội bảng).
Trung tâm thanh toán Quốc gia gửi đơn vị khởi tạo thông báo kết quả thực hiện yêu cầu huỷ. Đơn vị khởi tạo in và kiểm tra thông tin trên thông báo, nếu kết quả huỷ thành công, kế toán viên chuyển tiền và người duyệt cùng ký xác nhận trên thông báo và thực hiện hạch toán:
Nợ tài khoản thu hộ, chi hộ (tài khoản chi tiết thanh toán với hội sở chính)
Có tài khoản thích hợp của khách hàng (tài khoản trước đây đã trích chuyển).
Nếu kết quả huỷ không thành công (do Lệnh thanh toán không còn trong hàng đợi nữa), đơn vị khởi tạo thực hiện xử lý theo thủ tục yêu cầu hoàn trả như hướng dẫn tại Điểm c, Khoản 1 của Điều này.
* Đối với Lệnh Hủy Lệnh thanh toán Nợ có ủy quyền:
Căn cứ Lệnh Hủy, đơn vị khởi tạo hạch toán trích tài khoản của khách hàng số tiền đã ghi Có trước đây để chuyển cho đơn vị nhận:
Nợ tài khoản thích hợp sau:
- Các khoản chờ thanh toán khác (nếu chưa trả tiền cho khách hàng).
- Tiền gửi của đơn vị chuyển (nếu đã trả tiền cho khách hàng).
Có tài khoản thu hộ, chi hộ (tài khoản chi tiết thanh toán với hội sở chính)
c) Nếu Lệnh thanh toán đã được xử lý và gửi đi, Trung tâm thanh toán Quốc gia đã hạch toán, đơn vị khởi tạo lập Yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán và thực hiện:
* Đối với Yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán Có:
+ Căn cứ vào yêu cầu huỷ hợp lệ của khách hàng, kế toán viên chuyển tiền bổ sung các yếu tố cần thiết của Yêu cầu hoàn trả theo theo quy định (Biểu số: TTLNH-06) và ghi Mã khoá bảo mật của mình lên Yêu cầu hoàn trả.
+ Người kiểm soát phải kiểm soát lại các yếu tố của Yêu cầu hoàn trả vừa lập với yêu cầu huỷ của khách hàng để bảo đảm sự chính xác và khớp đúng. Nếu đúng, người kiểm soát ghi Mã khoá bảo mật của mình lên Yêu cầu hoàn trả để gửi đơn vị nhận.
+ Đơn vị khởi tạo ghi nhập Sổ theo dõi Yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán Có gửi đi (không hạch toán nội bảng).
+ Khi nhận đủ số tiền (của Lệnh thanh toán Có bị huỷ) do đơn vị nhận hoàn trả, đơn vị khởi tạo hạch toán trả lại tiền cho khách hàng. Căn cứ Lệnh thanh toán Có của đơn vị nhận, ghi Xuất Sổ theo dõi Yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán Có gửi đi và hạch toán:
Nợ tài khoản thu hộ, chi hộ (tài khoản chi tiết thanh toán với hội sở chính).
Có tài khoản Thích hợp của khách hàng (tài khoản trước đây đã trích chuyển)
* Đối với Lệnh Hủy Lệnh thanh toán Nợ có ủy quyền:
Căn cứ Lệnh Hủy, đơn vị khởi tạo hạch toán trích tài khoản của khách hàng số tiền đã ghi Có trước đây để chuyển cho đơn vị nhận:
Nợ tài khoản thích hợp sau:
- Các khoản chờ thanh toán khác (nếu chưa trả tiền cho khách hàng).
- Tiền gửi của đơn vị chuyển (nếu đã trả tiền cho khách hàng).
Có tài khoản thu hộ, chi hộ (tài khoản chi tiết thanh toán với hội sở chính).
2. Xử lý tại đơn vị nhận:
Khi nhận được Yêu cầu hoàn trả (đối với Lệnh thanh toán Có), hoặc Lệnh Hủy (đối với Lệnh thanh toán Nợ) của đơn vị khởi tạo, đơn vị nhận phải kiểm tra tính hợp lệ của Yêu cầu hoàn trả (hoặc lệnh hủy) và đối chiếu Yêu cầu hoàn trả (hoặc lệnh hủy) với Lệnh thanh toán đã nhận được và xử lý theo thủ tục hoàn trả.
a) Nếu phát hiện Yêu cầu hoàn trả có sai sót, đơn vị nhận lập Thông báo từ chối yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán Có (ghi rõ lý do từ chối) gửi trả lại đơn vị khởi tạo (không hạch toán).
- Nếu Lệnh hủy có sai sót, đơn vị nhận xử lý như đối với Lệnh thanh toán Có đến bị sai sót.
b) Nếu Yêu cầu hoàn trả (hoặc Lệnh hủy) hợp lệ thì xử lý như sau:
* Nếu huỷ hoặc hoàn trả một Lệnh thanh toán đến chưa được thực hiện: Đơn vị nhận gửi ngay cho đơn vị khởi tạo Thông báo chấp nhận Yêu cầu hoàn trả hoặc Lệnh Hủy và xử lý:
- Trường hợp hủy Lệnh thanh toán Có đến:
+ Căn cứ vào Lệnh thanh toán Có đến (Lệnh thanh toán Có bị hủy), hạch toán:
Nợ tài khoản thu hộ, chi hộ (tài khoản chi tiết thanh toán với hội sở chính) Có tài khoản phải thu | Số tiền ghi trên Lệnh thanh toán Có bị huỷ |
+ Căn cứ Yêu cầu Hủy để lập Lệnh thanh toán Có đi trả lại cho đơn vị khởi tạo, hạch toán:
Nợ tài khoản phải trả Có tài khoản thu hộ, chi hộ (tài khoản chi tiết thanh toán với hội sở chính) | Số tiền ghi trên Lệnh thanh toán Có trả lại cho đơn vị khởi tạo |
- Trường hợp hủy Lệnh thanh toán Nợ đến:
+ Căn cứ Lệnh thanh toán Nợ đến (Lệnh thanh toán Nợ bị hủy), hạch toán:
Nợ tài khoản Phải thu
Có tài khoản thu hộ, chi hộ (tài khoản chi tiết thanh toán với hội sở chính)
+ Đồng thời căn cứ Lệnh Hủy đến hạch toán:
Nợ tài khoản thu hộ, chi hộ (tài khoản chi tiết thanh toán với hội sở chính)
Có tài khoản phải trả
* Nếu hủy một Lệnh thanh toán được thực hiện:
- Đối với yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán Có đến:
+ Nếu Lệnh thanh toán Có đến đã được thực hiện thì đơn vị nhận phải gửi ngay Yêu cầu hoàn trả cho khách hàng để thông báo. Chỉ trong trường hợp khách hàng đồng ý (bằng văn bản) hoặc nộp tiền mặt, lập chứng từ thanh toán trích tài khoản của mình để chuyển trả thì đơn vị nhận mới được phép thực hiện Yêu cầu hoàn trả, hạch toán:
Nợ tài khoản thích hợp (tài khoản trước đây đã ghi Có theo Lệnh thanh toán Có bị hủy).
Có tài khoản thu hộ, chi hộ (tài khoản chi tiết thanh toán với hội sở chính)
Sau đó phải gửi lại thông báo chấp nhận Yêu cầu hoàn trả cho khách hàng và đơn vị khởi tạo biết.
+ Đối với Yêu cầu hoàn trả không được sự chấp thuận chuyển trả của khách hàng theo quy định trên thì đơn vị nhận lập Thông báo từ chối yêu cầu hoàn trả có ghi rõ lý do gửi lại đơn vị khởi tạo (không hạch toán nội bảng).
- Đối với Lệnh Hủy Lệnh thanh toán Nợ đến:
Căn cứ vào Lệnh Hủy đến, đơn vị nhận hạch toán:
Nợ tài khoản thu hộ, chi hộ (tài khoản chi tiết thanh toán với hội sở chính)
Có tài khoản thích hợp (tài khoản trước đây đã ghi Nợ)
Sau đó phải gửi Thông báo chấp nhận Lệnh Hủy cho khách hàng và đơn vị khởi tạo biết.
Nếu Yêu cầu Hủy Lệnh thanh toán Có hoặc Lệnh Hủy Lệnh thanh toán Nợ kèm theo Lệnh thanh toán đúng để thay thế Lệnh thanh toán bị hủy thì đơn vị nhận phải mở Sổ theo dõi chặt chẽ Lệnh thanh toán để tránh trả tiền 2 lần cho khách hàng.