Điều 20. Thủ tục tạo lập Lệnh thanh toán
1. Lệnh thanh toán khởi tạo từ chứng từ giấy
a) Đối với kế toán viên quản lý tài khoản khách hàng (gọi tắt kế toán viên giao dịch) thực hiện khởi tạo Lệnh thanh toán qua các thủ tục sau:
- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp chứng từ giao dịch thanh toán của khách hàng;
- Xác định loại thanh toán để xử lý;
- Đối chiếu, kiểm tra số dư tài khoản của khách hàng;
- Nhập các dữ liệu theo mẫu quy định được thể hiện trên màn hình:
+ Đơn vị gửi lệnh;
+ Đơn vị nhận lệnh;
+ Số tiền;
+ Tên và địa chỉ, số Chứng minh thư hoặc số Hộ chiếu của người gửi;
+ Tài khoản của người gửi;
+ Đơn vị phục vụ người phát lệnh;
+ Tên và địa chỉ, số Chứng minh thư hoặc số Hộ chiếu của người nhận;
+ Tài khoản của người nhận;
+ Đơn vị phục vụ người nhận lệnh;
+ Nội dung chuyển tiền;
- Kiểm soát lại các dữ liệu đã nhập và ghi Mã khoá bảo mật (nội bộ) vào chứng từ điện tủ.
- Ký trên chứng từ, chuyển chứng từ và dữ liệu đã nhập cho kế toán viên chuyển tiền.
b) Đối với Kế toán kiểm soát (Kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền)
- Căn cứ trên các chứng từ liên quan, nhập lại để kiểm tra số liệu do kế toán viên giao dịch đã nhập những yếu tố sau:
+ Đơn vị nhận lệnh;
+ Đơn vị phục vụ người phát lệnh;
+ Đơn vị phục vụ người nhận lệnh;
+ Số tiền.
- Nếu phát hiện có sai sót, chuyển trả kế toán viên giao dịch chỉnh sửa;
- Nếu dữ liệu đúng, ghi Mã khoá bảo mật (nội bộ) của mình vào Lệnh thanh toán, ký trên chứng từ và chuyển cho người duyệt.
c) Nhiệm vụ của người duyệt (chủ tài khoản hoặc người được uỷ quyền)
- Kiểm tra sự khớp đúng giữa số liệu trên chứng từ gốc và số liệu trên màn hình;
- Nếu phát hiện sai sót, chuyển trả kế toán viên giao dịch hoặc Kế toán kiểm soát chỉnh sửa.
- Nếu dữ liệu đúng, ký chứng từ, ghi Mã khoá bảo mật của mình vào Lệnh thanh toán để chuyển đi.
2. Lệnh thanh toán tạo từ chứng từ điện tử
Trường hợp đầu vào là chứng từ điện tử của hệ thống thanh toán nội bộ hoặc song phương của các tổ chức tín dụng đã được kiểm tra hợp lệ, kế toán giao dịch bổ sung các nội dung còn thiếu theo quy định lập Lệnh thanh toán; Kế toán kiểm soát và người duyệt kiểm tra lại các yếu tố tương tự như đối với trường hợp chứng từ giấy để bảo đảm tính chính xác và ghi Mã khoá bảo mật của mình vào Lệnh thanh toán để chuyển đi.
3. Sau khi người duyệt đã kiểm tra và ghi mã khoá bảo mật, in ra giấy 2 liên: 1 liên lưu nhật ký chứng từ, 1 liên sử dụng để báo Nợ hoặc báo Có cho khách hàng.