Điều 36. Xử lý sai sót tại đơn vị khởi tạo Lệnh thanh toán
1. Xử lý sai sót ở thời điểm trước khi truyền Lệnh thanh toán đi.
a) Nếu Lệnh thanh toán có sai sót được phát hiện khi người kiểm soát chưa ghi Mã khoá bảo mật để chuyển đi thì kế toán viên căn cứ chứng từ gốc được sửa lại cho đúng.
b) Nếu Lệnh thanh toán có sai sót được phát hiện sau khi người kiểm soát đã ghi Mã khoá bảo mật thì phải lập Biên bản hủy Lệnh thanh toán sai trong đó ghi rõ ký hiệu lệnh, giờ, ngày, hủy Lệnh thanh toán và phải có đầy đủ chữ ký của Trưởng phòng kế toán, và các kế toán viên có liên quan. Biên bản được lưu vào hồ sơ riêng để bảo quản, sau đó lập Lệnh thanh toán đúng chuyển đi.
2. Xử lý sai sót phát hiện sau khi đã truyền Lệnh thanh toán đi
Khi phát hiện các sai sót như sai số tiền (thừa hoặc thiếu), sai ngược vế, đơn vị khởi tạo phải tra soát vấn tin ngay cho đơn vị nhận để có biện pháp xử lý kịp thời. Đơn vị khởi tạo phải lập Biên bản xác định nguyên nhân, quy trách nhiệm cá nhân rõ ràng và thực hiện xử lý:
a) Trường hợp sai thiếu:
Căn cứ Biên bản để lập Lệnh thanh toán bổ sung số tiền chuyển thiếu gửi tiếp đi đơn vị nhận. Trong nội dung thanh toán phải ghi rõ "chuyển bổ sung theo Lệnh thanh toán Nợ (hoặc Có) số..... ngày.... tháng.... năm.... Số tiền đã chuyển..... " và sau đó hạch toán như hướng dẫn tại Điều 21 của Quy Chế này.
b) Trường hợp sai thừa:
- Đối với Lệnh thanh toán Có bị sai thừa:
Căn cứ Biên bản để lập Yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán Có số tiền đã chuyển thừa, gửi ngay đơn vị nhận đồng thời lập Phiếu chuyển khoản, hạch toán:
Nợ tài khoản Các khoản phải thu (tiểu khoản cá nhân gây ra sai sót) Có tài khoản Thích hợp | Số tiền đã chuyển thừa trên Lệnh thanh toán Có |
Ghi Nhập "Sổ theo dõi Yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán Có gửi đi"
Khi nhận được Lệnh thanh toán Có của đơn vị nhận trả số tiền thừa nói trên, đơn vị khởi tạo hạch toán:
Ghi Xuất "Sổ theo dõi Yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán Có gửi đi" và hạch toán:
Nợ tài khoản thu hộ, chi hộ (tài khoản chi tiết thanh toán với hội sở chính) Có tài khoản Các khoản phải thu (Tiểu khoản cá nhân gây ra sai sót) | Số tiền đơn vị nhận đã thu hồi và chuyển trả |
Trường hợp đơn vị nhận từ chối Yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán Có đối với số tiền bị sai thừa trên, do không thu hồi được tiền từ khách hàng thì đơn vị khởi tạo phải lập Hội đồng xử lý theo quy định hiện hành để xác định trách nhiệm và mức bồi hoàn của cá nhân gây ra sai sót.
- Đối với Lệnh thanh toán Nợ bị sai thừa:
Căn cứ Biên bản lập Lệnh huỷ Lệnh thanh toán Nợ, gửi ngay cho đơn vị nhận để hủy số tiền đã chuyển thừa trên Lệnh thanh toán Nợ, đồng thời hạch toán:
Nợ tài khoản Thích hợp: (một trong các tài khoản sau) + Các khoản chờ thanh toán khác (nếu chưa trả cho khách hàng) + Tiền gửi của khách hàng (nếu đã trả cho khách hàng) + Các khoản phải thu (nếu đã trả tiền và tài khoản tiền gửi của khách hàng không còn đủ số dư) Có tài khoản thu hộ, chi hộ (tài khoản chi tiết thanh toán với hội sở chính) | Số tiền đã chuyển thừa trên LTT Nợ |
Trường hợp đã trả tiền cho khách hàng nhưng tài khoản của khách hàng không đủ số dư để thực hiện Lệnh hủy Lệnh thanh toán Nợ đối với số tiền chuyển thừa thì đơn vị khởi tạo hạch toán vào tài khoản các khoản phải thu (tài khoản cá nhân gây ra sai sót) sau đó phải tìm mọi biện pháp để đòi lại tiền, nếu không đòi được phải quy trách nhiệm bồi hoàn theo chế độ quy định.
Khi nhận được thông báo số tiền do đơn vị nhận chuyển về thì xử lý và hạch toán:
Có tài khoản Thích hợp: (một trong các tài khoản sau) + Các khoản chờ thanh toán khác (nếu chưa trả cho khách hàng) + Tiền gửi của khách hàng (nếu đã trả cho khách hàng) + Các khoản phải thu (nếu đã trả tiền và tài khoản tiền gửi của khách hàng không còn đủ số dư) Nợ tài khoản thu hộ, chi hộ (tài khoản chi tiết thanh toán với hội sở chính) | Số tiền đã chuyển thừa trên LTT Nợ |
c) Trường hợp sai ngược vế.
Đơn vị khởi tạo phải lập Biên bản đồng thời lập Lệnh Hủy lệnh thanh toán Nợ (đối với Lệnh thanh toán Có bị sai ngược vế) hoặc yêu cầu Hủy lệnh thanh toán Có (đối với Lệnh thanh toán Nợ bị sai ngược vế) để hủy toàn bộ Lệnh thanh toán bị sai ngược vế sau đó lập Lệnh thanh toán đúng gửi đơn vị nhận.
- Xử lý Lệnh thanh toán Có bị sai ngược vế.
+ Đáng lẽ chuyển Có và hạch toán:
Nợ tài khoản thích hợp
Có tài khoản thu hộ, chi hộ (tài khoản chi tiết thanh toán với hội sở chính)
+ Nhưng đã chuyển Nợ và hạch toán:
Nợ tài khoản thu hộ, chi hộ (tài khoản chi tiết thanh toán với hội sở chính)
Có tài khoản thích hợp
+ Nay phải điều chỉnh bằng cách: lập Lệnh hủy lệnh thanh toán Nợ gửi đơn vị nhận và hạch toán:
Nợ tài khoản thích hợp Có tài khoản thu hộ, chi hộ (tài khoản chi tiết thanh toán với hội sở chính) | Toàn bộ số tiền đã chuyển sai |
+ Sau đó lập Lệnh thanh toán Có đúng gửi đi.
- Xử lý Lệnh thanh toán Nợ bị sai ngược vế.
+ Đáng lẽ chuyển Nợ và hạch toán:
Nợ tài khoản thu hộ, chi hộ (tài khoản chi tiết thanh toán với hội sở chính)
Có tài khoản thích hợp
+ Nhưng đã chuyển Có và hạch toán:
Nợ tài khoản thích hợp
Có tài khoản thu hộ, chi hộ (tài khoản chi tiết thanh toán với hội sở chính)
+ Nay phải sửa lại là: Lập Yêu cầu hoàn trả lệnh thanh toán Có gửi đơn vị nhận và lập phiếu chuyển khoản, hạch toán:
Nợ tài khoản các khoản phải thu (Tiểu khoản cá nhân gây ra sai sót) Có tài khoản Thích hợp | Toàn bộ số tiền đã chuyển sai |
+ Sau đó lập Lệnh thanh toán Nợ đúng gửi đi.
+ Khi nhận được Lệnh thanh toán Có của đơn vị nhận chuyển trả lại số tiền chuyển sai, đơn vị khởi tạo hạch toán vào tài khoản các khoản phải thu để tất toán số tiền chuyển sai.