Điều 12. Cập nhật nội dung trao đổi thông tin với tổ chức, cá nhân trong quá trình giải quyết TTHC
- Trong quá trình giải quyết hồ sơ, cán bộ, công chức, viên chức tham gia giải quyêt TTHC theo chức năng, nhiệm vụ pháp luật giao, có trách nhiệm cập nhật nội dung trao đôi thông tin lên Hệ thông TTMCĐT tỉnh để gửi cho tổ chức, cá nhân theo quy định tại Điều 13 Quy chế này; bao gồm các thông tin sau:
- Bản hướng dẫn kê khai, chuẩn bị hồ sơ TTHC. Trong đó, bao gồm các loại thông tin được liệt kê sẵn để tái sử dụng nhiều lần.
- Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Trong đó, bao gồm các thông tin về thành phần hồ sơ TTHC được liệt kê sẵn để tái sử dụng nhiều lần.
Trường hợp TTHC được giải quyết ngay sau khi tiếp nhận thì có thể không cần gửi Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả nhưng bộ phận tiếp nhận hồ sơ phải cập nhật thông tin lên Hệ thống TTMCĐT tỉnh. Trường hợp người nộp hồ sơ có yêu cầu thì bộ phận tiếp nhận hồ sơ phải in gửi Phiếu tiếp nhạn hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ.
- Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. Trong đó, bao gồm trường họp pháp luật quy định việc nộp hồ sơ, nghĩa vụ tài chính được thực hiện theo từng giai đoạn giải quyết TTHC.
- Phiếu từ chối tiếp nhận, giải quyết hồ sơ. Trong đó, bao gồm trường hợp trả lại hồ sơ để sửa đổi, bổ sung do lỗi của tổ chức, cá nhân.
đ) Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả.
Các văn bản quy định tại các điểm b, c, d, đ Khoản này thực hiện theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 01/2018/TT-VPCP.
- Các vãn bản quy định tại Khoản 1 Điều này được thiết kế mẫu điện tử tương tác trên Hệ thống TTMCĐT tỉnh và có thể truy xuất dữ liệu thành tệp tin (fĩle) văn bản điện tử để chỉnh sửa, hoàn thiện và đính kèm dưới dạng văn bản điện tử có ký số lên Hệ thống TTMCĐT tỉnh.
- Đối với các trường hợp yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, từ chối tiếp nhận giải quyết, giải quyết hồ sơ quá hạn thì chức năng cập nhật thông tin trên Hệ thống TTMCĐT tỉnh bắt buộc phải đính kèm tệp tin (file) điện tử các văn bản quy định tại các điểm c, d, đ Khoản 1 Điều này để xác định thời gian giải quyết hồ sơ và chuyển thông tin cho tổ chức, cá nhân.
- Việc ký xác nhận và đính kèm tệp tin (file) điện tử các văn bản quy định tại các điểm c, d, đ Khoản 1 Điều này được thực hiện theo thẩm quyền tiếp nhận, xử lý, giải quyết hồ sơ của từng cán bộ, công chức, viên chức trong từng bước thực hiện TTHC theo quy định của pháp luật. Có thể áp dụng chữ ký số trong việc ký văn bản ngay trên Hệ thống TTMCĐT tỉnh.
- Các chức năng cập nhật, xử lý và theo dõi quy trình giải quyết hồ sơ được xây dựng để sau khi các văn bản quy định tại các điểm c, d, đ Khoản 1 Điều này được cập nhật lên Hệ thống TTMCĐT tỉnh sẽ được chuyển ngay đến bộ phận tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả để kịp thời thông báo cho tổ chức, cá nhân biết; đồng thời được thể hiện trên quy trình theo dõi việc giải quyết hồ sơ đó trên Hệ thống TTMCĐT tỉnh.