Điều 67. Quan hệ phối hợp giải quyết hồ sơ theo cơ chế một cửa liên thông
1. Quan hệ phối hợp tại UBND phường, xã
Công chức Bộ phận tiếp nhận và công chức chuyên môn có trách nhiệm phối hợp tích cực trong việc kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ.
Thực hiện công tác phối hợp theo quy định tại các khoản 1, 2, 3 Điều 63 Quy định này.
2. Quan hệ và trách nhiệm phối hợp giữa UBND phường, xã với UBND quận, huyện
a) Trong quá trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ, nếu có phát sinh khó khăn, vướng mắc mà công chức phường, xã không tự giải quyết được thì trao đổi với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện để được hướng dẫn giải quyết.
b) Trường hợp hồ sơ do công chức phường, xã chuyển đến chưa hợp lệ, hoàn chỉnh theo quy định, Bộ phận tiếp nhận Văn phòng hoặc phòng chuyên môn UBND quận, huyện yêu cầu công chức phường, xã bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ bằng Phiếu hướng dẫn, theo nguyên tắc hướng dẫn một lần. UBND phường, xã có trách nhiệm cử công chức liên hệ với cá nhân để xin lỗi và đề nghị hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định.
c) Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết thì trong thời hạn 02 (hai) ngày kể từ ngày có kết luận không giải quyết, cơ quan có thẩm quyền có trách nhiệm liên hệ UBND phường, xã trả lại hồ sơ và thông báo lý do bằng văn bản. Trong thời hạn không quá 02 (hai) ngày, UBND phường, xã trả hồ sơ và gửi văn bản giải thích lý do cho tổ chức, cá nhân.
d) Trường hợp thời gian giải quyết hồ sơ kéo dài hơn quy định, nguyên nhân do cơ quan nào gây ra thì cơ quan đó phải có văn bản giải thích và xin lỗi tổ chức, cá nhân (thông qua UBND phường, xã). Đối với các nguyên nhân chủ quan, lãnh đạo cơ quan chuyên môn xem xét xử lý các công chức thiếu trách nhiệm theo quy định.
đ) Trong quá trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ, cán bộ, công chức các cơ quan có liên quan cùng tham gia giải quyết hồ sơ phải phối hợp chặt chẽ và thực hiện nghiêm túc các quy định về Sổ theo dõi hồ sơ, phiếu hướng dẫn, giấy biên nhận, phiếu lưu chuyển để có cơ sở xác định trách nhiệm cá nhân, tập thể khi cần thiết.
e) Trong trường hợp việc xử lý hồ sơ có liên quan đến nhiều cơ quan có thẩm quyền, cơ quan, công chức chịu trách nhiệm chính về xử lý hồ sơ chủ động phối hợp với các cơ quan liên quan để giải quyết. Các cơ quan liên quan và công chức có trách nhiệm tham gia phối hợp giải quyết hồ sơ trong phạm vi thẩm quyền của mình theo quy định.