Điều 5. Quy định chung về việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại UBND phường, xã
1. Tổ chức, cá nhân có nhu cầu giải quyết hồ sơ thuộc các lĩnh vực quy định tại bản Quy định này đến nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc UBND phường, xã (sau đây gọi tắt là Bộ phận tiếp nhận) để được giải quyết theo chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của UBND phường, xã và trình tự, thủ tục theo quy định này. Bộ phận tiếp nhận có trách nhiệm giải thích, hướng dẫn cho tổ chức, cá nhân thực hiện đúng các quy định về thủ tục hồ sơ khi tiếp nhận hồ sơ. Đến ngày hẹn trả kết quả, tổ chức, cá nhân nhận kết quả giải quyết hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận.
2. Những hồ sơ không được quy định tại bản Quy định này mà thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND phường, xã thì Bộ phận tiếp nhận hướng dẫn tổ chức, cá nhân liên hệ các công chức hoặc bộ phận chuyên môn có liên quan thuộc UBND phường, xã giải quyết theo quy định hiện hành.
3. Những hồ sơ không được quy định tại bản Quy định này và cũng không thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp phường, xã thì Bộ phận tiếp nhận có trách nhiệm hướng dẫn cụ thể để công dân, tổ chức liên hệ với cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
4. Trong quá trình thực hiện, nếu có văn bản quy phạm pháp luật mới ban hành thay đổi hoặc điều chỉnh các quy phạm có liên quan đến bản Quy định này thì UBND phường, xã và các cơ quan liên quan có trách nhiệm chủ động điều chỉnh cho phù hợp.
5. Thời gian giải quyết hồ sơ công việc được quy định trong bản Quy định này là thời gian làm việc (không kể ngày nghỉ hàng tuần, lễ, tết), được tính kể từ ngày bộ phận tiếp nhận nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Khuyến khích các đơn vị, cá nhân cải tiến lề lối làm việc (hoặc tổ chức quy trình xử lý hồ sơ hợp lý) nhằm rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ hơn mức thời gian quy định.
6. UBND phường, xã và các cơ quan chuyên môn quận, huyện không được tự đặt thêm thủ tục hành chính ngoài Quy định này; không được sử dụng thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính làm điều kiện để vận động thu ngân sách ngoài quy định hoặc thực hiện các giao dịnh khác; không được yêu cầu Tổ trưởng Tổ dân phố, Trưởng thôn xác nhận vào hồ sơ của cá nhân trước khi tiếp nhận và giải quyết hồ sơ.
7. UBND phường, xã có trách nhiệm hướng dẫn kê khai và cung cấp đầy đủ các loại mẫu đơn, mẫu giấy tờ giao dịch của các công việc được quy định tại bản Quy định này cho công dân.