Điều 63. Quy định về quan hệ phối hợp
1. Đối với các hồ sơ phức tạp về thủ tục hoặc có vướng mắc, cán bộ bộ phận tiếp nhận trực tiếp trao đổi với công chức chuyên môn để thống nhất trước khi nhận hồ sơ. Đối với loại hồ sơ mà theo quy định của pháp luật, tổ chức, cá nhân phải trực tiếp gặp công chức chuyên môn để xử lý thì sau khi tiếp nhận hồ sơ, bộ phận tiếp nhận hướng dẫn cho tổ chức, cá nhân trực tiếp liên hệ với công chức chuyên môn để được xử lý.
2. Khi bàn giao hồ sơ, nếu công chức chuyên môn kiểm tra phát hiện hồ sơ không đúng thủ tục theo quy định thì công chức chuyên môn trả hồ sơ lại cho bộ phận tiếp nhận để bổ sung hồ sơ. Bộ phận tiếp nhận có trách nhiệm trực tiếp xin lỗi và đề nghị tổ chức, cá nhân bổ sung hồ sơ. Nếu công chức tiếp nhận hồ sơ không đúng quy định từ hai lần trở lên hoặc không làm tốt nhiệm vụ thì Chủ tịch UBND phường, xã xem xét xử lý tuỳ theo mức độ sai phạm, cần thiết thì thay đổi vị trí công tác khác.
3. Trong quá trình giải quyết hồ sơ, trường hợp hồ sơ có liên quan đến trách nhiệm, thẩm quyền của công chức chuyên môn khác thì công chức trực tiếp giải quyết hồ sơ chủ động phối hợp với công chức có liên quan cùng xử lý hồ sơ. Công chức chuyên môn có liên quan có trách nhiệm phối hợp xử lý hồ sơ khi có yêu cầu phối hợp.
4. Đối với hồ sơ theo quy định phải lấy ý kiến của các phòng chuyên môn thuộc UBND quận, huyện hoặc của các cơ quan có liên quan trước khi giải quyết thì UBND phường, xã gửi văn bản lấy ý kiến. Nếu quá thời gian đề nghị trong văn bản mà các cơ quan đó không có ý kiến thì UBND phường, xã được quyền giải quyết theo thẩm quyền; các cơ quan được lấy ý kiến nhưng không trả lời chịu trách nhiệm các hậu quả phát sinh từ việc không trả lời của mình.
(Thời gian đề nghị các cơ quan tham gia ý kiến phải hợp lý, tùy thuộc vào nội dung lấy ý kiến nhưng không được ít hơn 05 (năm) ngày làm việc, kể từ ngày phát hành văn bản đến ngày quy định trả lời; ngoại trừ trường hợp nội dung công việc đã được cấp có thẩm quyền quy định cụ thể. Thời gian lấy ý kiến không tính vào thời gian giải quyết hồ sơ).