Điều 62. Quy trình giải quyết hồ sơ
1. Tiếp nhận hồ sơ
Khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm xem xét yêu cầu, hồ sơ của người nộp hồ sơ; kiểm tra cụ thể thủ tục hồ sơ theo quy định.
a) Nếu hồ sơ hợp lệ (đúng nội dung và đầy đủ thủ tục) thì tiếp nhận, viết Giấy biên nhận hồ sơ (theo mẫu) giao cho người nộp, có ghi ngày hẹn trả kết quả đối với loại hồ sơ có hẹn thời gian, cập nhật thông tin hồ sơ vào Sổ theo dõi hồ sơ. Trường hợp đã sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ thì cập nhật vào máy và in Giấy biên nhận hồ sơ.
b) Nếu hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định thì hướng dẫn cụ thể bằng Phiếu hướng dẫn (theo mẫu) để người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn chỉnh. Việc hướng dẫn được thực hiện theo nguyên tắc một lần, đầy đủ, đúng quy định.
2. Chuyển hồ sơ
Sau khi tiếp nhận, Bộ phận tiếp nhận có trách nhiệm chuyển ngay hồ sơ đến công chức chuyên môn có liên quan để giải quyết. Trường hợp tiếp nhận sau 16 giờ thì chuyển hồ sơ cho công chức chuyên môn vào đầu giờ làm việc của buổi sáng ngày kế tiếp. Thời gian công chức chuyên môn tiếp nhận và trả kết quả giải quyết hồ sơ với bộ phận tiếp nhận phải được thể hiện trong Sổ theo dõi giải quyết hồ sơ của công chức chuyên môn.
3. Xử lý, giải quyết hồ sơ
Công chức chuyên môn thẩm định, xử lý hồ sơ, trình lãnh đạo UBND phường, xã ký và chuyển trả kết quả giải quyết hồ sơ về bộ phận tiếp nhận đúng thời gian quy định. Đối với hồ sơ cần xác minh, kiểm tra thực tế trước khi xử lý thì công chức chuyên môn báo cáo lãnh đạo UBND phường, xã đề nghị tiến hành xác minh, kiểm tra. Quá trình xác minh, kiểm tra phải được lập biên bản, ghi rõ thành phần tham gia, thời gian, nội dung và kết quả xác minh, kiểm tra. Biên bản được lưu trữ theo quy định.
4. Thẩm quyền ký giải quyết hồ sơ
Thực hiện theo quy định của pháp luật hoặc theo Quy chế làm việc của UBND phường, xã hoặc theo sự phân công của Chủ tịch UBND phường, xã.
5. Trả kết quả giải quyết hồ sơ
a) Sau khi nhận kết quả giải quyết hồ sơ từ công chức chuyên môn chuyển đến, bộ phận tiếp nhận trả hồ sơ cho tổ chức, cá nhân theo đúng thời gian đã hẹn; thu phí, lệ phí (nếu có) và cập nhật vào Sổ theo dõi hồ sơ. Khi trả kết quả giải quyết hồ sơ, hướng dẫn tổ chức, cá nhân ghi ngày nhận kết quả và ký nhận vào Sổ theo dõi hồ sơ.
b) Trường hợp đến ngày hẹn trả kết quả nhưng hồ sơ vẫn chưa xử lý xong, công chức chuyên môn phải có văn bản (hoặc trực tiếp) giải thích nguyên nhân và xin lỗi tổ chức, cá nhân. Nếu công chức giải quyết hồ sơ của tổ chức, cá nhân chậm hơn thời gian quy định mà không có lý do chính đáng từ hai lần trở lên thì Chủ tịch UBND phường, xã xem xét xử lý tuỳ theo mức độ vi phạm, cần thiết thì thay đổi vị trí công tác.
c) Trường hợp chậm trễ thời gian do nguyên nhân từ lãnh đạo thì lãnh đạo UBND phường, xã trực tiếp xin lỗi và giải thích với tổ chức cá nhân.
d) Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết thì trong vòng 01 (một) ngày kể từ khi có kết luận không giải quyết, công chức chuyên môn có trách nhiệm phối hợp với Bộ phận tiếp nhận liên hệ tổ chức, cá nhân để trả lại hồ sơ và thông báo lý do bằng văn bản.