Điều 42. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Lưu trữ cơ quan, tổ chức phải có Nội quy phòng đọc.
2. Nội quy phòng đọc bao gồm các nội dung quy định như sau:
a) Thời gian phục vụ độc giả;
b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình khi đến khai thác, sử dụng tài liệu;
c) Những vật dụng được và không được mang vào phòng đọc;
d) Quy định độc giả phải thực hiện các thủ tục nghiên cứu và khai thác sử dụng tài liệu theo hướng dẫn của nhân viên phòng đọc, kho lưu trữ;
đ) Độc giả không được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được phép của người có thẩm quyền;
e) Ngoài các quy định trên, độc giả phải thực hiện nghiêm chỉnh các quy định có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan; Quy định sử dụng tài liệu; Quy định về công tác phòng cháy, chữa cháy,...
3. Công chức, viên chức lưu trữ cơ quan, tổ chức phải lập các sổ nhập, xuất tài liệu; sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu. Ngoài ra, có thể dùng phần mềm quản lý hồ sơ, lưu trữ.