Điều 40. Sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan thực hiện như sau: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định của Luật Lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức mình.
2. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử thành phố thực hiện như sau:
a) Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ đối với những loại tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử thành phố được phép sử dụng rộng rãi;
b) Giám đốc Sở Nội vụ quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng;
c) Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật của thành phố;
d) Việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật của các bộ, ngành và đơn vị khác được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước;
đ) Tài liệu liên quan đến cá nhân được sử dụng theo quy định tại Điều 16 và Điều 17 Chương IV của Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ;
e) Người sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử thành phố phải có Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ công tác thì phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.
3. Mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử thành phố:
a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử thành phố để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó;
b) Giám đốc Sở Nội vụ quyết định việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ lịch sử thành phố để sử dụng trong nước, trên cơ sở đề xuất của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ;
c) Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố quyết định việc mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trên cơ sở đề xuất của Giám đốc Sở Nội vụ sau khi có văn bản thỏa thuận của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;
d) Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử trước khi mang ra khỏi Lưu trữ lịch sử thành phố để sử dụng trong nước hay mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài phải lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.