Điều 23. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc:
a) Mở hồ sơ, cập nhật văn bản vào hồ sơ, hoàn thiện hồ sơ:
- Mở hồ sơ ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thực hiện theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251: 2012 “Bìa hồ sơ” ban hành kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ;
- Cá nhân được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm mở hồ sơ. Cá nhân dựa vào Danh mục hồ sơ và bìa hồ sơ đã có để mở hồ sơ, bổ sung và hoàn thiện hồ sơ;
- Tiêu đề hồ sơ ngắn gọn, rõ ràng, khái quát nội dung của các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.
b) Thu thập văn bản vào hồ sơ:
Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc cá nhân có trách nhiệm cập nhật tất cả văn bản, tài liệu phát sinh vào hồ sơ tương ứng, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm. Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo không để bị thất lạc tài liệu.
c) Hoàn thiện hồ sơ thực hiện như sau:
- Khi công việc giải quyết xong, hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu, cần bổ sung cho đủ; xem xét loại ra khỏi hồ sơ những văn bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ;
- Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản; xem xét thời hạn bảo quản của hồ sơ (thực hiện theo Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức);
- Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kết thúc, hồ sơ sẽ được chuyển sang năm sau theo dõi giải quyết và đưa vào Danh mục hồ sơ năm sau;
- Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cá nhân phải biên mục hồ sơ đầy đủ.
2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hình thành hồ sơ;
b) Văn bản, tài liệu thu thập vào mỗi hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;
c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
3. Lập hồ sơ trên môi trường mạng trong quá trình giải quyết công việc:
Người được giao lập hồ sơ cần thực hiện việc lập hồ sơ trên môi trường mạng đối với văn bản điện tử song song với việc lập hồ sơ công việc bằng văn bản giấy. Hồ sơ điện tử được lập phải đảm bảo theo nội dung và yêu cầu giống như hồ sơ giấy và phải đúng theo quy định tại Chương II của Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.