Điều 35. Thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ hằng năm
1. Tài liệu phông Lưu trữ lịch sử phải được thống kê tập trung trong hệ thống sổ sách, Cơ sở dữ liệu, hồ sơ quản lý.
2. Định kỳ hằng năm các cơ quan, tổ chức phải báo cáo thống kê về tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. Số liệu thống kê văn thư, lưu trữ định kỳ hằng năm tính từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 của năm báo cáo. Việc báo cáo thống kê được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
3. Thời gian gửi báo cáo thống kê được thực hiện như sau:
a) Đối với các cơ quan, đơn vị thực hiện báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ (Biểu 01/CS và Biểu 02/CS):
- Cơ quan hành chính cấp thành phố; đơn vị sự nghiệp cấp thành phố; cơ quan Trung ương được tổ chức theo ngành dọc trên địa bàn thành phố; Doanh nghiệp Nhà nước cấp thành phố; tổ chức Hội cấp thành phố (có biên chế) báo cáo về Sở Nội vụ;
- Các cơ quan, tổ chức thuộc sở, ban ngành báo cáo về sở, ban ngành;
- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận, huyện; cơ quan hành chính cấp huyện; Ủy ban nhân dân cấp xã; cơ quan Trung ương được tổ chức theo ngành dọc trên địa bàn quận, huyện báo cáo về phòng Nội vụ quận, huyện.
Thời gian gửi báo cáo: trước ngày 12 tháng 01 hằng năm.
b) Đối với các cơ quan, đơn vị thực hiện báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ (Biểu 01/TH và Biểu 02/TH):
- Các sở, ban ngành có cơ quan, tổ chức trực thuộc tổng hợp số liệu báo cáo về Sở Nội vụ;
- Phòng Nội vụ quận, huyện tổng hợp số liệu báo cáo về Sở Nội vụ.
Thời gian gửi báo cáo: trước ngày 26 tháng 01 hằng năm.
c) Sở Nội vụ tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố báo cáo về Ủy ban nhân dân thành phố, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trước ngày 15 tháng 02 năm sau.