Điều 21. Quản lý văn bản điện tử
Đối với các cơ quan, tổ chức đã triển khai phần mềm quản lý văn bản và điều hành, các văn bản đến được ký chữ ký số việc đăng ký, chuyển giao, xử lý được thực hiện theo như sau:
1. Đăng ký và quản lý văn bản đến:
- Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý.
Đối với đơn vị sử dụng phần mềm quản lý văn bản (QLVB) - NeoDoc: Văn thư tiếp nhận văn bản đến sử dụng chức năng tiếp nhận văn bản đơn vị để tiếp nhận văn bản đến đăng ký số và lưu vào Cơ sở dữ liệu chung của đơn vị.
- Chuyển file văn bản điện tử đến phòng chuyên môn xử lý;
- Vào mỗi tuần in Sổ văn bản đến. Khi kết thúc năm phải tập hợp đóng lại thành quyển để nộp vào lưu trữ cơ quan.
Đối với đơn vị sử dụng phần mềm QLVB - NeoDoc: Sử dụng chức năng Sổ văn bản đến lọc theo Sổ văn bản.
2. Đăng ký và quản lý văn bản đi:
- Đăng ký số trên phần mềm quản lý hồ sơ công việc;
- Gửi tập tin điện tử đến nơi nhận;
Đối với đơn vị sử dụng phần mềm QLVB - NeoDoc: Sau khi phát hành văn bản sẽ được gửi trực tiếp đến nơi nhận trên phần mềm quản lý văn bản.
- Sổ văn bản đi phải được in ra giấy (quy định theo ngày hoặc tuần hoặc tháng) đóng cuốn hoặc mở Sổ phát hành văn bản;
- Đối với phòng chuyên môn: Khi tham mưu lãnh đạo ban hành văn bản, trên máy vi tính của chuyên viên trực tiếp xây dựng văn bản phải tạo hồ sơ qua mạng (bằng cách tạo thư mục lưu trữ văn bản đi, tập tin văn bản này phải được thực hiện xác thực bằng chữ ký số).
Đối với đơn vị sử dụng phần mềm QLVB - NeoDoc:
Phòng chuyên môn thực hiện chức năng soạn văn bản đi để soạn và tham mưu lên cho lãnh đạo phòng, lãnh đạo đơn vị. Sau khi văn bản được chấp thuận và chuyển đến Văn thư thì sẽ được phát hành chính thức.
* Lưu ý: Đối với các đơn vị sử dụng phần mềm quản lý văn bản khác NeoDoc thì thực hiện chức năng tương tự.