Điều 24. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức
1. Trách nhiệm của mỗi cá nhân:
a) Mỗi cá nhân phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại Khoản 2 Điều này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được lãnh đạo cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập danh mục giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan, tổ chức. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu;
b) Khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưu phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác. Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được thống kê và lập biên bản giao nhận.
2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu:
a) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc;
b) Sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản.
3. Thủ tục giao nhận:
Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu cá nhân phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (bên giao và bên nhận tài liệu mỗi bên giữ một bản).
Mẫu “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và Mẫu “Biên bản giao nhận tài liệu” thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục XIII và Phụ lục XIV ban hành kèm theo Quy chế này.