Điều 17. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
1. Đăng ký văn bản đi bằng sổ:
Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại Điểm a Khoản 2 Điều 16, các cơ quan, đơn vị lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
Mẫu “Sổ đăng ký văn bản đi” và cách ghi thông tin trong Sổ thực hiện theo hướng dẫn tại phụ lục VII ban hành kèm theo Quy chế này.
2. Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính:
a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về lĩnh vực này;
b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó và phải đáp ứng theo quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều này;
c) Thông tin về văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in ra giấy, tập hợp lại, đóng thành Sổ đăng ký văn bản đi và lưu trữ theo quy định hiện hành để tra cứu khi cần thiết.