Điều 19. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Làm thủ tục phát hành văn bản:
Văn thư cơ quan, tổ chức tiến hành các công việc sau đây khi phát hành văn bản đi:
a) Lựa chọn bì;
Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên. Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2012 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP (sau đây viết tắt là Thông tư 12/2002/TT-BCA (A11). Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VIII kèm theo Quy chế này.
b) Viết bì;
c) Vào bì và dán bì;
Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản gấp mặt giấy có chữ vào trong.
Khi vào bì, không làm nhàu văn bản. Khi dán bì hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín, không bị nhăn, không để hồ dán dính vào văn bản; hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc.
Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì. Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại các Điểm 2, 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).
Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VIII ban hành kèm theo Quy chế này.
2. Chuyển phát văn bản đi:
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục Văn thư và chuyển phát ngay trong ngày ký văn bản đó, chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản. Việc chuyển phát văn bản đi thực hiện như sau:
a) Cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao trong nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư phải lập Sổ chuyển giao riêng.
Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi và việc đăng ký thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX kèm theo Quy định này.
Cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do Văn thư cơ quan trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản. Khi lập Sổ đăng ký văn bản đi cần bổ sung cột “Ký nhận” vào sau cột “Nơi nhận văn bản”.
Chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, người nhận văn bản phải ký nhận vào Sổ.
b) Văn bản đi do Văn thư chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác phải được đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đi. Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào Sổ;
c) Văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện phải được đăng ký vào Sổ. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào Sổ (nếu có).
Mẫu Sổ gửi văn bản đi qua hệ thống bưu điện và việc vào Sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục X kèm theo Quy định này.
d) Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản chính. Riêng đối với một số loại văn bản hành chính thông thường được ký chữ ký số theo quy định hiện hành thì không cần gửi bản chính sau đó.
đ) Chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và tại Điểm 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).
3. Văn thư cơ quan có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:
a) Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;
b) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;
c) Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi để kiểm tra, xác minh khi cần thiết;
d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải kịp thời báo cáo Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức xử lý.