Điều 13. Trình, chuyển giao văn bản đến
1. Trình, phân phối văn bản đến:
a) Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người có thẩm quyền xem xét, cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản đến được trình trực tiếp hoặc trình trên mạng cho người có thẩm quyền;
b) Người có thẩm quyền phân phối văn bản đến cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết và thời gian giải quyết văn bản (nếu cần) trực tiếp trên văn bản đến, trên phiếu giải quyết văn bản đến hoặc trên mạng nội bộ.
- Trường hợp người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối trực tiếp trên văn bản đến thì ý kiến phân phối được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến”;
- Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân xử lý thì người có thẩm quyền sử dụng Phiếu giải quyết văn bản đến, ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phối hợp thực hiện.
Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể (tham khảo tại Phụ lục IV ban hành kèm theo Quy chế này).
c) Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, bản chính văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
2. Chuyển giao văn bản đến:
a) Căn cứ vào ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, Văn thư thực hiện chuyển giao bản chính (trừ văn bản được ký chữ ký số) cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ, giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Khi chuyển giao bản chính văn bản đến, Văn thư phải lập sổ chuyển giao văn bản đến theo quy định;
b) Đơn vị hoặc cá nhân nhận bản chính văn bản đến phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản đến hoặc Sổ đăng ký văn bản đến.
Mẫu “Sổ chuyển giao văn bản đến” và cách ghi thông tin trong Sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục V ban hành kèm theo Quy chế này.
c) Đối với văn bản đến có đóng dấu “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn”, Văn thư phải ghi rõ thời gian chuyển cho người có trách nhiệm xử lý.