Điều 20. Lưu văn bản đi
1. Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: Bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong hồ sơ của đơn vị soạn thảo văn bản (hồ sơ công việc). Bản gốc lưu tại Văn thư phải có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền, được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Đối với cá nhân, tổ chức khi lập hồ sơ công việc trên môi trường mạng và hồ sơ giấy phải lưu bản có đóng dấu, không lưu văn bản giấy được ký chữ ký số.
2. Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ.
3. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
Mẫu Sổ sử dụng bản lưu và việc ghi Sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục XI kèm theo Quy định này.