Điều 20. Xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử
1. Định mức lao động
1.1. Nội dung công việc
a) Lập kế hoạch, tiếp nhận, vận chuyển tài liệu đến địa điểm thực hiện số hóa, vệ sinh tài liệu;
b) Số hóa tài liệu ([3]bước này áp dụng định mức công việc Quét (chụp) tài liệu)
c) Ký, xác thực tài liệu bằng chữ ký số (bước này không tính định mức);
d) Tạo lập, cập nhật dữ liệu đặc tả tài liệu số hóa (bước này áp dụng định mức công việc Thu thập nội dung thông tin, dữ liệu và Nhập, đối soát dữ liệu đặc tả về thông tin, dữ liệu quy định tại Điều 12 Phần II Quyết định này);
đ) Cập nhật tài liệu số hóa vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử ([4]bước này áp dụng định mức công việc Xử lý và đính kèm tài liệu quét)
e) Đóng gói, bàn giao, xếp tài liệu giấy lên giá theo vị trí lưu trữ ban đầu.
1.2. Phân loại khó khăn
Các bước công việc hạng mục này không phân loại khó khăn.
1.3. Định biên
Bảng số 50:
| TT | Loại lao động Hạng mục | KS1 | KTV1 | Số lượng Nhóm |
| 1 | Lập kế hoạch, tiếp nhận, vận chuyển tài liệu đến địa điểm thực hiện số hóa, vệ sinh tài liệu | 1 | 1 | |
| 2 | Số hóa tài liệu | 1 | 1 | |
| 3 | Cập nhật tài liệu số hóa vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử | 1 | 1 | |
| 4 | Đóng gói, bàn giao và xếp tài liệu giấy theo vị trí lưu trữ ban đầu | 1 | 1 |
1.4. Định mức
Bảng số 51:
| TT | Danh mục công việc | ĐVT | Định mức |
|---|---|---|---|
| 1 | Lập kế hoạch, tiếp nhận, vận chuyển tài liệu đến địa điểm thực hiện số hóa, vệ sinh tài liệu | công nhóm /mét giá | 2,282 |
| 2 | Số hóa tài liệu | công nhóm /01 trang A4 | 0,0080 |
| 3 | Cập nhật tài liệu số hóa vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử | công nhóm /01 trang A4 | 0,0025 |
| 4 | Đóng gói, bàn giao và xếp tài liệu giấy theo vị trí lưu trữ ban đầu | công nhóm /mét giá | 0,720 |
Ghi chú: Trường hợp quét các loại tài liệu có kích thước khác thì định mức lao động và máy móc, thiết bị được nhân với hệ số sau:
Trường hợp tài liệu A3: k = 2
Trường hợp tài liệu A2: k = 4
Trường hợp tài liệu A1: k = 8
Trường hợp tài liệu A0: k = 16
2. Định mức sử dụng máy móc, thiết bị
Bảng số 52:
| TT | Danh mục thiết bị | ĐVT | Công suất (kW/h) | Định mức |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Lập kế hoạch, tiếp nhận, vận chuyển tài liệu đến địa điểm thực hiện số hóa, vệ sinh tài liệu (ĐVT: ca/mét giá) | |||
| - | Máy điều hòa nhiệt độ 12.000 BTU | Cái | 2,20 | 0,1876 |
| - | Máy vi tính PC | Bộ | 0,40 | 2,1161 |
| - | Máy in A4 | Cái | 0,40 | 0,0004 |
| 2 | Số hóa tài liệu | |||
| - | Máy vi tính PC | Cái | 0,40 | 0,008 |
| - | Máy Scan | Cái | 0,60 | 0,006 |
| - | Thiết bị khác | % | 3 | |
| 3 | Cập nhật tài liệu số hóa vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử | |||
| - | Máy vi tính PC | Cái | 0,04 | 0,002 |
| - | Thiết bị khác | % | 3 | |
| 4 | Đóng gói, bàn giao và xếp tài liệu giấy theo vị trí lưu trữ ban đầu (ĐVT: ca/mét giá) | |||
| - | Máy điều hòa nhiệt độ 12.000 BTU | Cái | 2,2 | 0,1876 |
Ghi chú: Mức thiết bị mục 2 và 3 bảng số 52 tính cho trường hợp tài liệu A4.
3. Định mức dụng cụ lao động
Bảng số 53:
| TT | Danh mục dụng cụ | ĐVT | Thời hạn (tháng) | Định mức |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Lập kế hoạch, tiếp nhận, vận chuyển tài liệu đến địa điểm thực hiện số hóa, vệ sinh tài liệu (ĐVT: ca/mét giá) | |||
| - | Quần áo BHLĐ | Bộ | 12 | 1,1100 |
| - | Găng tay BHLĐ | Đôi | 3 | 0,0855 |
| - | Khẩu trang | Cái | 6 | 0,0855 |
| - | Quạt trần 0,1kW | Cái | 60 | 0,1856 |
| - | Quạt thông gió 0,04kW | Cái | 60 | 0,1856 |
| - | Bộ đèn neon 0,04 kW | Bộ | 36 | 1,1100 |
| - | Ghế tựa | Cái | 96 | 1,1100 |
| - | Bàn làm việc | Cái | 96 | 1,1100 |
| - | Xe đẩy | Cái | 60 | 0,0080 |
| 2 | Đóng gói, bàn giao và xếp tài liệu giấy theo vị trí lưu trữ ban đầu (ĐVT: ca/mét giá) | |||
| - | Quần áo BHLĐ | Bộ | 12 | 1,1100 |
| - | Găng tay BHLĐ | Đôi | 3 | 0,0855 |
| - | Khẩu trang | Cái | 6 | 0,0855 |
| - | Quạt trần 0,1kW | Cái | 60 | 0,1856 |
| - | Quạt thông gió 0,04kW | Cái | 60 | 0,1856 |
| - | Bộ đèn neon 0,04 kW | Bộ | 36 | 1,1100 |
| - | Ghế tựa | Cái | 96 | 1,1100 |
| - | Bàn làm việc | Cái | 96 | 1,1100 |
| - | Xe đẩy | Cái | 60 | 0,0080 |
4. Định mức tiêu hao vật liệu
Bảng số 54:
| TT | Danh mục vật liệu | Đơn vị tính | Định mức |
|---|---|---|---|
| 1 | Lập kế hoạch, tiếp nhận, vận chuyển tài liệu đến địa điểm thực hiện số hóa, vệ sinh tài liệu (Tính cho 01 mét giá) | ||
| - | Giấy A4 | Gram | 0,0626 |
| - | Mực in A4 | Hộp | 0,0290 |
| - | Bút bi | Cái | 0,2900 |
| 2 | Đóng gói, bàn giao và xếp tài liệu giấy theo vị trí lưu trữ ban đầu (Tính cho 01 mét giá) | ||
| - | Giấy A4 | Gram | 0,0008 |
| - | Mực in A4 | Hộp | 0,0006 |
| - | Cặp tài liệu | Cái | 0,0368 |
| - | Băng dính to | Cuộn | 0,0008 |
5. Định mức tiêu hao năng lượng
Bảng số 55:
| TT | Danh mục năng lượng | ĐVT | Mức tiêu hao |
|---|---|---|---|
| 1 | Lập kế hoạch, tiếp nhận, vận chuyển tài liệu đến địa điểm thực hiện số hóa, vệ sinh tài liệu | ||
| - | Máy điều hòa nhiệt độ 12.000 BTU | Cái | 3,3017600 |
| - | Máy vi tính PC | Bộ | 6,7651200 |
| - | Máy in A4 | Cái | 0,0012800 |
| - | Quạt trần 0,1kW | Cái | 0,1484800 |
| - | Quạt thông gió 0,04kW | Cái | 0,0593920 |
| - | Bộ đèn neon 0,04 kW | Bộ | 0,3552000 |
| - | Hao phí trên đường dây | % | 0,5315616 |
| 2 | Đóng gói, bàn giao và xếp tài liệu giấy theo vị trí lưu trữ ban đầu | ||
| - | Máy điều hòa nhiệt độ 12.000 BTU | Cái | 3,3017600 |
| - | Quạt trần 0,1kW | Cái | 0,1484800 |
| - | Quạt thông gió 0,04kW | Cái | 0,0593920 |
| - | Bộ đèn neon 0,04 kW | Bộ | 0,3552000 |
| - | Hao phí trên đường dây | % | 0,1932416 |