Điều 35. Cuộc họp, buổi làm việc của Chủ tịch UBND thành phố, Phó Chủ tịch UBND thành phố
1. Chủ tịch UBND thành phố, Phó Chủ tịch UBND thành phố họp, làm việc (trực tiếp, trực tuyến) với các sở, ban, ngành, UBND cấp huyện liên quan để xem xét, chỉ đạo giải quyết công việc.
2. Trách nhiệm của Văn phòng UBND thành phố:
a) Đôn đốc các sở, ban, ngành, UBND cấp huyện chủ trì nội dung chuẩn bị đầy đủ tài liệu; gửi giấy mời và tài liệu (nếu có) đến các thành phần được mời chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày họp, làm việc, trừ trường hợp đặc biệt;
b) Chuẩn bị báo cáo tổng hợp, kiến nghị và đề xuất giải quyết đối với những nội dung liên quan, báo cáo Chủ tịch UBND thành phố, Phó Chủ tịch UBND thành phố phụ trách chậm nhất 01 ngày làm việc trước ngày họp;
c) Chuẩn bị các điều kiện cần thiết phục vụ cuộc họp, buổi làm việc, bảo đảm an ninh, an toàn nếu cuộc họp, buổi làm việc được tổ chức tại Trung tâm Hành chính thành phố; phối hợp với các sở, ban, ngành, UBND cấp huyện liên quan để thực hiện nếu cuộc họp, buổi làm việc được tổ chức ngoài Trung tâm Hành chính thành phố;
3. Trách nhiệm của các sở, ban, ngành, UBND cấp huyện:
a) Dự họp đúng thành phần; chuẩn bị đầy đủ và gửi tài liệu đến các thành phần dự họp theo đề nghị của Văn phòng UBND thành phố. Trường hợp Giám đốc sở, Thủ trưởng ban, ngành, Chủ tịch UBND cấp huyện có lý do chính đáng không tham dự được thì phải cử người có đủ thẩm quyền dự họp thay. Ý kiến của người dự họp thay là ý kiến chính thức của cơ quan, đơn vị;
b) Không cử hoặc ủy quyền cho chuyên viên báo cáo, làm việc với Chủ tịch UBND thành phố, Phó Chủ tịch UBND thành phố, trừ trường hợp được Chủ tịch UBND thành phố, Phó Chủ tịch UBND thành phố đồng ý hoặc triệu tập đích danh;
c) Chuẩn bị các điều kiện cần thiết phục vụ cuộc họp, buổi làm việc, bảo đảm an ninh, an toàn nếu cuộc họp, buổi làm việc được tổ chức tại sở, ban, ngành, UBND cấp huyện;
d) Phát biểu ý kiến về những vấn đề liên quan đến nội dung họp;
đ) Sau cuộc họp, thực hiện các nhiệm vụ theo kết luận của Chủ tịch UBND thành phố, Phó Chủ tịch UBND thành phố phụ trách.
4. Đối với các cuộc họp, buổi làm việc với UBND cấp huyện: UBND cấp huyện chuẩn bị nội dung báo cáo, kiến nghị và gửi Văn phòng UBND thành phố chậm nhất 10 ngày trước ngày Chủ tịch UBND thành phố, Phó Chủ tịch UBND thành phố làm việc, trừ trường hợp đột xuất. Văn phòng UBND thành phố lấy ý kiến các sở, ban, ngành, UBND cấp huyện liên quan để tham mưu, đề xuất Chủ tịch UBND thành phố, Phó Chủ tịch UBND thành phố xem xét, giải quyết.
5. Biên bản, thông báo kết luận cuộc họp, buổi làm việc:
a) Người chủ trì quyết định việc ghi biên bản, thông báo, ghi âm, ghi hình cuộc họp, buổi làm việc. Văn phòng UBND thành phố chủ trì tổ chức cuộc họp, buổi làm việc tổ chức ghi biên bản, thông báo, ghi âm, ghi hình theo chỉ đạo. Việc lưu trữ tài liệu ghi âm, ghi hình cuộc họp, buổi làm việc thực hiện theo đúng quy định.
b) Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày họp, làm việc, Văn phòng UBND thành phố ban hành thông báo kết luận; trường hợp dự thảo thông báo kết luận của Chủ tịch UBND thành phố, Phó Chủ tịch UBND thành phố phụ trách phải được gửi lấy ý kiến của Lãnh đạo UBND thành phố, các sở, ban, ngành, UBND cấp huyện liên quan thì thời hạn ban hành thông báo kết luận không quá 07 ngày làm việc, trừ trường hợp có ý kiến chỉ đạo khác của Chủ tịch UBND thành phố, Phó Chủ tịch UBND thành phố phụ trách.