Điều 9. Quy trình xử lý và hạch toán chuyển tiền đến
1/ Kiểm soát Lệnh chuyển tiền đến:
- Người kiểm soát: Khi nhận được Lệnh chuyển tiền của Ngân hàng A (qua Vụ Kế toán - Tài chính), người kiểm soát phải sử dụng mật mã và chương trình tính, kiểm soát chữ ký điện tử của Vụ Kế toán - Tài chính (từ đây gọi tắt là chương trình) để xác định tính đúng đắn, chính xác của Lệnh chuyển tiền đến, sau đó chuyển qua mạng vi tính cho kế toán viên chuyển tiền để xử lý tiếp.
- Kế toán viên chuyển tiền phải in Lệnh chuyển tiền đến - dưới dạng chứng từ điện tử, ra giấy 3 liên (1 liên dùng làm chứng từ hạch toán và lưu tại Ngân hàng B, 2 liên gửi khách hàng) sau đó kiểm soát kỹ các yếu tố của Lệnh chuyển tiền đến để xác định:
+ Có đúng Lệnh chuyển tiền gửi cho Ngân hàng mình không?
+ Các yếu tố trên Lệnh chuyển tiền có hợp lệ, hợp pháp và chính xác không? (Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền không?)
+ Nội dung có gì nghi vấn không?
Sau khi kiểm soát xong, kế toán viên chuyển tiền ký vào Lệnh chuyển tiền in ra và chuyển cho kế toán viên giao dịch để xử lý, hạch toán thích hợp.
- Kế toán viên giao dịch: Phải đối chiếu kiểm tra lại trước khi thực hiện hạch toán cho khách hàng.
2/ Hạch toán:
2.1- Đối với Lệnh chuyển Có đến:
Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay.
Có TK Thích hợp (tiền gửi của Ngân hàng, Tổ chức Tín dụng, ...).
Đối với Lệnh chuyển Có giá trị cao trước khi trả tiền cho khách hàng còn phải làm thủ tục xác nhận như sau:
- Khi nhận được Lệnh chuyển Có giá trị cao, máy tính sẽ tự động tạo điện Yêu cầu xác nhận (phụ lục số 14), kế toán viên chuyển tiền và người kiểm soát phải kiểm soát lại sau đó gửi (truyền qua mạng) ngay cho Ngân hàng A;
- Khi nhận được điện Xác nhận Lệnh chuyển Có giá trị cao của Ngân hàng A, người kiểm soát giải mã và kiểm soát tính xác thực của điện Xác nhận này sau đó chuyển cho Kế toán viên chuyển tiền in ra, đối chiếu lại với Lệnh chuyển Có giá trị cao để trả tiền cho khách hàng. Điện xác nhận Lệnh chuyển Có giá trị cao của Ngân hàng A (bản ghi ra) được đính kèm Lệnh chuyển Có giá trị cao lưu tại Ngân hàng B theo quy định đối với chứng từ giấy;
- Trường hợp sau thời điểm hoàn thành đối chiếu chuyển tiền trong ngày vẫn không nhận được điện Xác nhận Ngân hàng A thì Ngân hàng B hạch toán Lệnh chuyển Có giá trị cao vào tài khoản chuyển tiền đến chờ xử lý và phải in ra giấy, ký tên, đóng dấu (kế toán) đúng quy định để tiếp tục theo dõi, đôn đốc xác nhận. Khi nhận được xác nhận của Ngân hàng A và xử lý xong các thủ tục theo quy định thì được phép hủy bỏ Yêu cầu xác nhận (bản in ra) này.
2.2- Đối với Lệnh chuyển Nợ đến:
- Trường hợp chuyển Nợ của một bộ hệ thống Ngân hàng Nhà nước:
Nợ TK nội bộ thích hợp
Có TK Chuyển tiền đến năm nay.
- Trường hợp chuyển Nợ của khách hàng:
Chỉ Lệnh chuyển Nợ đến có uỷ quyền hợp lệ và trên tài khoản của khách hàng nhận lệnh có đủ tiền để trả thì Ngân hàng B mới hạch toán:
Nợ TK Tiền gửi của khách hàng nhận lệnh (Ngân hàng, Tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước phải trả)
Có TK Chuyển tiền đến năm nay.
Sau đó phải gửi ngay Thông báo chấp nhận Lệnh chuyển Nợ cho Ngân hàng A (qua Vụ Kế toán - Tài chính) và báo Nợ cho khách hàng.
- Đối với Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền đến nhưng khách hàng không đủ khả năng thanh toán.
+ Ngân hàng B phải thông báo ngay cho khách hàng (Ngân hàng, Tổ chức tín dụng hoặc Kho bạc Nhà nước) nộp đủ tiền vào tài khoản để thực hiện Lệnh chuyển Nợ đến trong phạm vi thời hạn chấp nhận quy định (tối đa là 02 giờ làm việc kể từ khi nhận được Lệnh chuyển Nợ đến).
+ Trong phạm vi thời hạn chấp nhận quy định, nếu khách hàng nộp đủ tiền vào tài khoản để thực hiện Lệnh chuyển Nợ đến thì Ngân hàng B hạch toán:
Nợ TK Thích hợp của khách hàng (tiền gửi của Ngân hàng, Tổ chức Tín dụng....).
Có TK Chuyển tiền đến năm nay.
Hết thời hạn chấp nhận quy định, nếu khách hàng không nộp đủ tiền vào tài khoản để thực hiện Lệnh chuyển Nợ đến thì Ngân hàng B lập Thông báo từ chối chấp nhận Lệnh chuyển Nợ và căn cứ vào Thông báo này lập Lệnh chuyển Nợ đi để chuyển trả lại Ngân hàng A. Trong trường hợp này hạch toán:
Căn cứ vào Lệnh chuyển Nợ đến ghi:
Nợ TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay.
Có TK Chuyển tiền đến năm nay.
Căn cứ vào Thông báo từ chối chấp hành Lệnh chuyển Nợ để lập Lệnh chuyển Nợ đi gửi ngân hàng A:
Nợ TK Chuyển tiền đi năm nay.
Có TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay.
Ngân hàng B phải mở Sổ theo dõi các Lệnh chuyển Nợ đến không thanh toán được để có số liệu phục vụ Báo cáo chuyển tiền điện tử theo quy định.
2.3- Đối với Lệnh chuyển tiền khẩn:
Ngân hàng B phải thực hiện theo quy định tại Điều 10 của Quy chế chuyển tiền điện tử ban hành kèm theo Quyết định số 353/1997/QĐ-NHNN2 ngày 22/10/1997 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.